Biuro Administracyjne
Do zadań Biura Administracyjnego należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, obsługi teleinformatycznej, bezpieczeństwa i higieny pracy, zamówień publicznych, finansów i księgowości, spraw kadrowych, spraw socjalno-bytowe, w tym w szczególności:
- ewidencja i inwentaryzacja majątku;
- zaopatrzenie w środki trwałe, wyposażenie i materiały;
- organizowanie i nadzorowanie inwestycji oraz remontów;
- prowadzenie spraw wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także o ochronie przeciwpożarowej;
- gospodarowanie siecią teleinformatyczną;
- administrowanie budynkami KSSiP;
- realizacja zadań w zakresie zamawiania materiałów informacyjno-promocyjnych o KSSiP i ich rozpowszechnianie;
- gospodarowanie materiałami promocyjnymi, w tym ich ewidencjonowanie;
- działalność w zakresie świadczenia usług noclegowych i gastronomicznych w ramach Domu Aplikanta i OS, a także zarządzanie tymi obiektami;
- monitorowanie działalności gospodarczej prowadzonej przez KSSiP, w zakresie efektywności procesów oraz realizacji zadań w stosunku do planu (kontroling);
- prowadzenie biblioteki;
- prowadzenie archiwum zakładowego;
- koordynowanie obiegu korespondencji;
- opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej i osobowej, w tym dotyczącej aplikantów, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów, odpowiednio, OAS i OAP;
- prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- opracowywanie planu zamówień publicznych;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- zatwierdzanie dokumentów finansowo-księgowych;
- prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- prowadzenie obsługi kasowej i bankowej;
- regulowanie zobowiązań wobec pracowników, instytucji i kontrahentów;
- realizacja zadań związanych z dostawą prasy;
- koordynowanie działań komórek organizacyjnych w zakresie informatyzacji KSSiP (zakup i wdrażanie sprzętu oraz systemów).
W Biurze Administracyjnym wyodrębnia się:
- Dział Administracyjno-Gospodarczy;
- Dział Administracyjno-Gospodarczy OSUiWM;
- Dział Informatyczny;
- Dział Zarządzania Domem Aplikanta;
- Dział Zarządzania Kadrami;
- Dział Finansowo-Księgowy;
- Dział Zamówień Publicznych;
- ośrodek szkoleniowy.
W Dziale Administracyjno-Gospodarczym wyodrębnia się Sekcję ds. kancelaryjno-bibliotecznych, a w Dziale Zarządzania Kadrami Sekcję Płac.
Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego, z zastrzeżeniem § 14, należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, a także obsługa kancelaryjno-biurowa Biura Administracyjnego oraz zastępcy Dyrektora ds. administracyjno-finansowych, w tym w szczególności::
- w zakresie inwestycji:
- opracowywanie planów zapotrzebowania na materiały i usługi,
- opracowywanie i realizacja planów inwestycyjnych,
- nadzór techniczny nad inwestycjami,
- rozliczanie i odbiór inwestycji;
- w zakresie zadań remontowo-budowlanych:
- opracowywanie i realizowanie planów robót,
- nadzór techniczny nad robotami,
- rozliczanie i odbiór robót;
- w zakresie ewidencji i inwentaryzacji majątku:
- prowadzenie wykazów i sporządzanie dokumentów związanych z ewidencją majątku,
- oznaczanie środków trwałych i wyposażenia,
- informowanie Działu Finansowo-Księgowego o przesunięciach środków trwałych i wyposażenia,
- sporządzanie dokumentów dotyczących weryfikacji stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,
- likwidacja składników majątkowych,
- przechowywanie ksiąg inwentarzowych;
- w zakresie bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej:
- przeprowadzanie bieżących i okresowych kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
- inicjowanie i koordynowanie realizacji zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
- opracowywanie dokumentów związanych z ryzykiem zawodowym pracowników,
- organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
- zapewnianie realizacji i rozliczanie umów, w tym z dostawcami mediów i innych usług;
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
- prowadzenie spraw związanych z obsługą gastronomiczną w siedzibie KSSiP;
- administracja położonych w Krakowie budynków KSSiP i terenów przyległych, w tym:
- utrzymywanie porządku na terenie i wokół budynków,
- nadzorowanie stanu technicznego budynków i pomieszczeń,
- usuwanie usterek, dokonywanie drobnych napraw bieżących i usuwanie awarii sieci, mediów i urządzeń technicznych,
- prowadzenie dokumentacji technicznej budynków,
- zapewnianie nadzoru eksploatacji lokalnych systemów typu monitoring, alarmy i dozór,
- przygotowywanie sal do zajęć,
- dekorowanie i flagowanie obiektów,
- aktualizowanie tablic informacyjnych;
- zaopatrywanie komórek organizacyjnych w środki trwałe, wyposażenie i materiały;
- opracowywanie projektów materiałów promocyjnych, po zasięgnięciu opinii Działu Organizacyjnego;
- realizacja zadań w zakresie zamawiania materiałów informacyjno-promocyjnych o KSSiP i ich rozpowszechnianie;
- gospodarowanie materiałami promocyjnymi, w tym ich ewidencjonowanie;
- uczestniczenie w odbiorach oraz przekazywaniu do eksploatacji obiektów wykonanych w ramach inwestycji i remontów;
- gospodarka samochodowa;
- wykonywanie czynności technicznych związanych z organizacją imprez okolicznościowych;
- aktualizacja informacji o numeracji telefonicznej;
- realizacja zadań związanych z dostawą prawy;
- koordynowanie działań komórek organizacyjnych w zakresie informatyzacji KSSiP (zakup i wdrażanie sprzętu oraz systemów);
- zapewnienie realizacji na rzecz Biura Administracyjnego i zastępcy Dyrektora ds. administracyjno-finansowych czynności kancelaryjno-biurowych […].
Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego Ośrodka Szkolenia Ustawicznego i Współpracy Międzynarodowej należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, księgozbioru, filii archiwum oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym w szczególności:
- w zakresie inwestycji:
- opracowywanie planów zapotrzebowania na materiały i usługi,
- opracowywanie i realizacja planów inwestycyjnych,
- nadzór techniczny nad inwestycjami,
- rozliczanie i odbiór inwestycji;
- w zakresie zadań remontowo-budowlanych:
- opracowywanie i realizowanie planów robót,
- nadzór techniczny nad robotami,
- rozliczanie i odbiór robót;
- w zakresie ewidencji i inwentaryzacji majątku:
- prowadzenie wykazów i sporządzanie dokumentów związanych z ewidencją majątku,
- oznaczanie środków trwałych i wyposażenia,
- informowanie Działu Finansowo-Księgowego o przesunięciach środków trwałych i wyposażenia,
- sporządzanie dokumentów dotyczących weryfikacji stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,
- likwidacja składników majątkowych,
- przechowywanie ksiąg inwentarzowych;
- w zakresie bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej:
- przeprowadzanie bieżących i okresowych kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
- inicjowanie i koordynowanie realizacji zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
- opracowywanie dokumentów związanych z ryzykiem zawodowym pracowników,
- organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
- zapewnianie realizacji i rozliczanie umów, w tym z dostawcami mediów i innych usług;
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
- zaopatrywanie komórek organizacyjnych w środki trwałe, wyposażenie i materiały;
- gospodarowanie materiałami promocyjnymi, w tym ich ewidencjonowanie;
- uczestniczenie w odbiorach oraz przekazywaniu do eksploatacji obiektów wykonanych w ramach inwestycji i remontów;
- gospodarka samochodowa;
- wykonywanie czynności technicznych związanych z organizacją imprez okolicznościowych;
- aktualizacja informacji o numeracji telefonicznej;
- w zakresie funkcjonowania biblioteki:
- prowadzenie biblioteki i ewidencji materiałów bibliotecznych,
- udostępnianie materiałów bibliotecznych i prowadzenie w tym zakresie ewidencji,
- zabezpieczanie i konserwowanie materiałów bibliotecznych,
- wnioskowanie zakupów materiałów bibliotecznych i ich realizacja;
- w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych KSSiP,
- przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- udostępnianie dokumentacji będącej na stanie archiwum lub informacji w niej zawartych,
- przygotowywanie do przekazania i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego;
- administrowanie położonymi w Lublinie budynkami KSSiP i terenami przyległymi, w tym:
- utrzymywanie porządku na terenie i wokół budynków,
- nadzorowanie stanu technicznego budynków i pomieszczeń,
- usuwanie usterek, dokonywanie drobnych napraw bieżących i usuwanie awarii sieci, mediów i urządzeń technicznych,
- prowadzenie dokumentacji technicznej budynków,
- zapewnianie nadzoru eksploatacji lokalnych systemów typu monitoring, alarmy i dozór,
- przygotowywanie sal oraz podejmowanie innych czynności technicznych związanych z organizacją szkoleń ustawicznych,
- dekorowanie i flagowanie obiektów,
- aktualizowanie tablic informacyjnych;
- gospodarowanie siecią teleinformatyczną i sprzętem teleinformatycznym funkcjonującymi w budynku Krajowej Szkoły w Lublinie, poprzez:
- zapewnianie bezpieczeństwa informacji w systemach teleinformatycznych oraz ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem,
- wykonywanie napraw sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania,
- wspieranie bieżącej pracy użytkowników systemów teleinformatycznych i zasobów informatycznych,
- koordynację zewnętrznych usług związanych z dostawą, naprawą i serwisowaniem sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania;
- koordynowanie obiegu korespondencji w OSUiWM, poprzez:
- przyjmowanie korespondencji przychodzącej oraz jej rejestracja,
- przedstawianie korespondencji do dekretacji,
- rozdzielanie korespondencji zgodnie z dekretacją,
- przyjmowanie korespondencji wychodzącej, jej kontrola pod względem formalnym i ekspedycja,
- ewidencjonowanie korespondencji w sposób przyjęty w KSSiP,
- udostępnianie dokumentacji będącej na stanie filii archiwum lub informacji w niej zawartych.
Do zadań Działu Informatycznego należy zapewnienie obsługi teleinformatycznej Krajowej Szkoły, w tym:
- obsługa systemów informatycznych KSSiP;
- administrowanie pocztą elektroniczną, stroną internetową i zarządzanie domeną kssip.gov.pl;
- zapewnianie płynnej wymiany informacji drogą elektroniczną pomiędzy jednostkami organizacyjnymi KSSiP;
- zarządzanie infrastrukturą sieciową, w tym telekomunikacyjną, informatyczną, i bezpieczeństwa;
- administrowanie sprzętem informatycznym i serwerami:
- prowadzenie ewidencji sprzętu informatycznego,
- przyjmowanie sprzętu na stan,
- zmiana miejsca użytkowania i likwidacja sprzętu,
- przygotowanie i prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją zadań określonych w lit. a-c;
- zapewnianie optymalnej konfiguracji sieci połączeń pomiędzy siedzibą KSSiP w Krakowie i jej jednostkami organizacyjnymi położonymi poza tą siedzibą oraz zapewnienie niezbędnej przepustowości koniecznej do efektywnej pracy użytkowników;
- zestawienie łącz do połączeń pomiędzy jednostkami organizacyjnymi KSSiP;
- współpraca z dostawcami zewnętrznymi w obszarze sprzętowym i w obszarze systemów teleinformatycznych;
- nadzorowanie systemów elektronicznych w budynku KSSiP w Krakowie, w tym voip, klimatyzacji, dostępu do kluczy, systemu przeciwpożarowego, monitoringu, systemów alarmowych oraz współpraca z administratorem obiektu;
- administrowanie funkcjonującymi w KSSiP systemami informatycznymi i aplikacjami;
- bieżąca obsługa sprzętowa i informatyczna oraz prowadzenie wewnętrznego helpdesku dla użytkowników z zakresu obsługi sprzętu i systemów informatycznych;
- planowanie i prowadzenie prac konserwacyjnych oraz niezbędnych remontów sprzętu teleinformatycznego;
- przygotowywanie planów zakupów nowego sprzętu i oprogramowania w celu zapewniania odtworzenia środków technicznych i wykorzystania nowoczesnych rozwiązań;
- opiniowanie zapotrzebowań wpływających do Działu Zamówień Publicznych dotyczących sprzętu i systemów teleinformatycznych, w tym oprogramowania; opiniowanie zapotrzebowań wpływających do Działu Zamówień Publicznych dotyczących sprzętu i systemów teleinformatycznych, w tym oprogramowania;
- przygotowywanie legitymacji aplikantów, dyplomów ukończenia aplikacji oraz dyplomów złożenia egzaminu, na podstawie danych przekazanych przez działy praktyk i spraw aplikantów Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej.
Do Działu Zarządzania Domem Aplikanta należą sprawy związane z funkcjonowaniem Domu Aplikanta, w tym:
- zakwaterowanie i wykwaterowanie mieszkańców oraz prowadzenie ich ewidencji;
- dbałość o zapewnienie prawidłowych warunków zakwaterowania;
- czuwanie nad przestrzeganiem Regulaminu korzystania z Domu Aplikanta;
- zapewnianie właściwego stanu technicznego i sanitarnego;
- przygotowywanie wniosków w zakresie remontów, konserwacji oraz zakupów niezbędnego sprzętu i wyposażenia;
- windykacja należności wynikających z zakwaterowania.
Do zadań Sekcji ds. kancelaryjno-bibliotecznych należy:
- w zakresie funkcjonowania Kancelarii Ogólnej:
- przyjmowanie korespondencji przychodzącej do siedziby KSSiP i jej rejestracja,
- przedstawianie korespondencji do dekretacji,
- przyjmowanie korespondencji wychodzącej z KSSiP, jej kontrola pod względem formalnym i ekspedycja,
- ewidencjonowanie korespondencji w dziennikach korespondencyjnych i innych urządzeniach ewidencyjnych,
- rozdział i dostarczanie prasy,
- administrowanie i kontrola centralnego rejestru umów;
- gospodarka pieczątkami.
- w zakresie funkcjonowania biblioteki:
- prowadzenie biblioteki i ewidencji materiałów bibliotecznych,
- udostępnianie materiałów bibliotecznych i prowadzenie w tym zakresie ewidencji,
- zabezpieczanie i konserwowanie materiałów bibliotecznych,
- wnioskowanie zakupów materiałów bibliotecznych i ich realizacja;
- w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych KSSiP,
- przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- udostępnianie dokumentacji będącej na stanie archiwum lub informacji w niej zawartych,
- przygotowywanie do przekazania i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,
- koordynowanie pracy filii archiwum Krajowej Szkoły w zakresie wskazanym w lit. a-e.
Do zadań Działu Zarządzania Kadrami należy prowadzenie spraw osobowych pracowników, a także spraw osobowych aplikantów w zakresie niezastrzeżonym dla innych komórek organizacyjnych, w tym w szczególności:
- opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej;
- planowanie i monitorowanie zatrudnienia;
- prowadzenie rekrutacji pracowników;
- prowadzenie całości spraw pracowniczych oraz dokumentacji pracowniczej, w tym w zakresie:
- rekrutacji, zatrudniania, zwalniania, zaszeregowania, zmiany warunków pracy, ocen okresowych, urlopów pracowniczych, podziału nagród i dyscypliny pracy,
- prowadzenia spraw określonych w przepisach emerytalno-rentowych i o ubezpieczeniu społecznym,
- prowadzenia akt osobowych, ewidencji i dokumentacji kadrowej, w tym usuwanie odpisu decyzji o wymierzeniu kary porządkowej z akt osobowych,
- wystawiania zaświadczeń;
- prowadzenie spraw osobowych oraz dokumentacji osobowej aplikantów, w tym w zakresie spraw określonych w pkt. 4 lit. b-d, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą, odpowiednio, działy praktyk i spraw aplikantów oraz działy dydaktyczne, odpowiednio, OAS i OAP;
- prowadzenie spraw osobowych delegowanych do Krajowej Szkoły sędziów, prokuratorów, referendarzy sądowych, asystentów sędziów, asystentów prokuratorów oraz pracowników sądów i prokuratury;
- organizowanie działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników;
- prowadzenie wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych.
Do zadań Sekcji Płac należy:
- sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów płacowych i ich dekretacja;
- naliczanie wynagrodzeń i stypendiów oraz pochodnych od nich, a także innych należności przysługujących pracownikom i aplikantom;
- prowadzenie dokumentacji płacowej i stypendialnej;
- prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wpłat na Fundusz Pracy;
- sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS;
- sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych związanych z płacami, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
- wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu;
- archiwizowanie dokumentacji płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- sporządzanie raportów o wypłaconych wynagrodzeniach;
- przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, niestandardowych raportów i analiz kadrowo-płacowych;
- nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów płacowych;
- sporządzanie deklaracji i sprawozdań okresowych w ramach kompetencji;
- prowadzenie spraw socjalno-bytowych;
- prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- organizowanie badań okresowych pracowników;
- prowadzenie dokumentacji w zakresie spraw związanych z wypadkami przy pracy i zachorowaniami na choroby zawodowe;
- prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;
- organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i kierowanie na nie pracowników;
- informowanie Działu Finansowo-Księgowego o wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, podatek dochodowy od osób fizycznych i innych kwot podlegających refundacji;
- prowadzenie i rozliczanie Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Działem Finansowo-Księgowym kieruje, który wykonuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych, w ustawie o rachunkowości oraz w innych właściwych aktach prawnych.
Do zadań Działu Finansowo-Księgowego, którym kieruje Główny Księgowy wykonujący zadania określone w ustawie o finansach publicznych, w ustawie o rachunkowości oraz w innych właściwych aktach prawnych, należy prowadzenie spraw dotyczących finansów i księgowości Krajowej Szkoły, w tym w szczególności:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych KSSiP zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie dowodów księgowych własnych i obcych;
- sporządzanie projektu rocznego planu rzeczowo-finansowego na podstawie planów poszczególnych jednostek organizacyjnych;
- sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planu rzeczowo-finansowego;
- sporządzanie comiesięcznego oraz rocznego rozliczenia wykorzystania otrzymanej dotacji podmiotowej;
- sporządzanie sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości;
- prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie właściwości Działu;
- opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów finansowo-księgowych, polityki rachunkowości itp.;
- dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem rzeczowo-finansowym;
- opracowywanie projektu planu rzeczowo-finansowego, bieżące analizowanie przebiegu wykonania planu rzeczowo-finansowego i sporządzanie okresowych informacji o stanie jego realizacji;
- wycenianie aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- sporządzanie bilansu oraz rachunków zysków i strat;
- sporządzanie sprawozdania z przepływu środków pieniężnych;
- sporządzanie innych niestandardowych raportów i sprawozdań finansowych;
- organizowanie i doskonalenie sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
- przygotowywanie materiałów kalkulacyjnych i analiz ekonomicznych;
- ewidencjonowanie i kontrolowanie realizacji wydatków ponoszonych w ramach planu rzeczowo-finansowego pod kątem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na podstawie otrzymanej do rozliczenia inwentaryzacji;
- sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych i ich dekretacja;
- uzgadnianie i potwierdzanie sald należności i zobowiązań z kontrahentami;
- uzgadnianie i księgowanie naliczanych rezerw;
- uzgadnianie z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi wysokości należności oraz odpisów aktualizujących należności;
- naliczanie odsetek od nieterminowo wykonanych zobowiązań;
- wystawianie not księgowych z tytułu nienależnego lub nieterminowego wykonania zobowiązań na podstawie wniosków komórek merytorycznych;
- prowadzenie rozliczeń podróży służbowych;
- sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
- ewidencjonowanie wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych związanych z zakupami dostaw, usług i robót, po ich uprzednim zatwierdzeniu merytorycznym przez właściwe komórki;
- przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów;
- przygotowywanie niestandardowych raportów;
- akceptowanie pod względem finansowym list płac, faktur, rachunków, umów, dyspozycji bankowych i innych dokumentów angażujących środki finansowe i fundusze KSSiP;
- weryfikacja budżetowa wniosków zakupowych;
- przygotowywanie statystyki finansowej;
- dokonywanie płatności za faktury, rozliczenia gotówkowe i inne rozliczenia publiczno-prawne, na podstawie dokumentów finansowych zatwierdzonych merytorycznie przez właściwe komórki;
- weryfikacja i akceptacja przelewów bankowych;
- dokonywanie przelewów płacowych, realizacja zobowiązań względem ZUS i urzędu skarbowego oraz innych zobowiązań publicznoprawnych;
- obsługa elektronicznych systemów bankowych;
- współpraca z bankami w zakresie obsługi finansowej;
- wprowadzanie wyciągów bankowych do systemu finansowo-księgowego;
- sporządzanie not odsetkowych i wezwań do zapłaty oraz przesyłanie ich do kontrahentów;
- przygotowywanie zapotrzebowania na środki oraz raportów z ich wykorzystania;
- rozliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na kontach księgowych;
- księgowanie otrzymanych rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
- sporządzanie sprawozdań z zakresu należności i zobowiązań;
- obliczanie comiesięcznych zaliczek z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych;
- nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych, wpływających do Działu Finansowo-Księgowego;
- uzgadnianie sald na kontach bilansowych, pozabilansowych i wynikowych;
- sporządzanie innych finansowych sprawozdań okresowych;
- zabezpieczanie płynności finansowej KSSiP, w tym terminowej zapłaty zobowiązań, oraz wskazywanie optymalnych warunków płatności w zawieranych przez KSSiP umowach.
Dział Zamówień Publicznych wykonuje zadania z zakresu udzielania przez Krajową Szkołę zamówień publicznych, w tym w szczególności:
- opracowuje plany zamówień publicznych;
- prowadzi centralny rejestr zamówień publicznych;
- przygotowuje i przeprowadza postępowania z zakresu zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę prawo zamówień publicznych;
- nadzoruje prawidłowość i terminowość obiegu dokumentów dotyczących udzielanych zamówień publicznych, w tym wniosków o wszczęcie postępowań, wpływających do Działu Zamówień Publicznych;
- opiniuje wnioski o udzielenie zamówień publicznych;
- sporządza sprawozdania roczne przekazywane do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych;
- przygotowuje dokumenty do kontroli i audytów;
- rejestruje, w centralnym rejestrze umów, umowy zawarte w wyniku postępowań prowadzonych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Ośrodek Szkoleniowy stanowi wyodrębnioną finansowo, samodzielną jednostkę organizacyjną Krajowej Szkoły, powołaną do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług noclegowych i gastronomicznych, obsługi konferencji, zjazdów, sympozjów i innych imprez grupowych o charakterze szkoleniowym bądź reprezentacyjnym.