Biuro Dyrektora

Do zadań Biura Dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z kierowaniem i organizacją Krajowej Szkoły, współpraca międzyinstytucjonalna i promocja, zamówienia publiczne, finanse i księgowość, sprawy kadrowe, sprawy socjalno-bytowe oraz czynności z zakresu spraw obronnych, w szczególności:

1. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora, a także na rzecz Rady Programowej;
2. tworzenie i ewidencjonowanie aktów wewnątrzzakładowych;
3. obsługa prawna;
4. organizowanie kontroli wewnętrznych;
5. koordynowanie polityki informacyjnej i merytoryczna obsługa witryny internetowej;
6. koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły;
7. organizowanie lub koordynowanie uroczystości, konferencji i innych spotkań (dalej: wydarzenia) z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły;
8. opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej i osobowej, w tym dotyczącej aplikantów, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów odpowiednio Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej;
9. współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
10. prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
11. opracowywanie planu zamówień publicznych;
12. sporządzanie sprawozdań finansowych;
13. zatwierdzanie dokumentów finansowo-księgowych;
14. prowadzenie ksiąg rachunkowych;
15. prowadzenie obsługi kasowej i bankowej;
16. regulowanie zobowiązań wobec pracowników, instytucji i kontrahentów;
17. organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską, naboru na aplikację uzupełniającą sędziowską, realizowanie czynności organizacyjnych związanych z naborem na aplikację uzupełniającą prokuratorską należących do kompetencji Krajowej Szkoły oraz organizowanie egzaminu referendarskiego;
18. rozpoznawanie wniosków o udzielenie informacji publicznej;
19. prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej i Ministra Sprawiedliwości;
20. ustalanie programów aplikacji sędziowskiej i aplikacji prokuratorskiej, w tym prowadzonych w formie aplikacji uzupełniających.

W Biurze Dyrektora wyodrębnia się:

1. Dział Organizacyjny;
2. Dział Zarządzania Kadrami;
3. Dział Finansowo-Księgowy;
4. Dział Zamówień Publicznych;
5. Samodzielne Stanowisko ds. obronnych;
6. Samodzielne Stanowisko ds. audytu wewnętrznego;
7. Samodzielne Stanowisko Inspektora Ochrony Danych.

W Dziale Organizacyjnym wyodrębnia się Sekcję ds. rekrutacji, a w Dziale Zarządzania Kadrami wyodrębnia się Sekcję Płac.

Do zadań Działu Organizacyjnego należy:

1. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora;
2. koordynowanie współpracy i przepływu informacji między Biurami, Ośrodkami i komórkami organizacyjnymi;
3. organizowanie kontroli wewnętrznych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
4.  koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły, w tym kontaktów z mediami;
5. obsługa merytoryczna witryny internetowej;
6. organizowanie wydarzeń, w tym wizyt zagranicznych, z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły, w zakresie nienależącym do zadań innej komórki organizacyjnej;
7. przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych w sprawach organizacji Krajowej Szkoły;
8. rozstrzyganie problemów prawnych wynikających z działalności Biura Dyrektora;
9. nadawanie ostatecznego kształtu projektom aktów wewnątrzzakładowych sporządzonych przez inne komórki organizacyjne i ich rozpowszechnianie;
10. prowadzenie ewidencji: aktów wewnątrzzakładowych, decyzji administracyjnych wydanych w Biurze Dyrektora, komunikatów Dyrektora oraz udzielonych pełnomocnictw i upoważnień;
11. prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej i Ministra Sprawiedliwości;
12. sporządzanie pism procesowych;
13. gromadzenie orzeczeń związanych z działalnością KSSiP;
14. koordynowanie kontaktów i współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, Prokuraturą Krajową i innymi instytucjami, w tym związanymi z funkcjonowaniem wymiaru sprawiedliwości;
15. opracowywanie projektów różnych form współpracy międzyinstytucjonalnej;
16. kreowanie pozytywnego wizerunku Krajowej Szkoły;
17. organizacja udziału Krajowej Szkoły w zewnętrznych imprezach promocyjnych;
18. współpraca z Biurami i Ośrodkami w zakresie działań promocyjnych i kształtowania wizerunku Krajowej Szkoły;
19. opracowywanie projektów materiałów promocyjnych, po zasięgnięciu opinii Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej, Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej i Ośrodka Szkolenia Ustawicznego i Współpracy Międzynarodowej;
20. prowadzenie innych spraw związanych z organizacją KSSiP, niezastrzeżonych do kompetencji pozostałych komórek organizacyjnych;
21. współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
22. opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Krajowej Szkoły w porozumieniu z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi i na podstawie przedstawionych przez te komórki sprawozdań cząstkowych;
23. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych na rzecz Rady Programowej.
     

Do zadań Sekcji ds. rekrutacji należy, w szczególności:

1. organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską;
2. organizowanie egzaminu referendarskiego;
3. wsparcie organizacyjne i techniczne:

1. zespołu konkursowego i komisji konkursowej,
2. zespołu egzaminacyjnego i komisji egzaminacyjnej powołanych do przeprowadzenia egzaminu referendarskiego;

4. przygotowywanie list kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską;
5. przygotowywanie projektów decyzji o nieprzyjęciu na aplikację sędziowską lub aplikację prokuratorską;
6. przekazywanie dokumantacji elektronicznej kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską do działów dydaktycznych oraz działów praktyk i spraw aplikantów odpowiednio Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej;
7. przekazywanie dokumantacji papierowej i elektronicznej kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską do Działu Zarządzania Kadrami;
8. prowadzenie dokumentacji dotyczącej wniesionych przez kandydatów środków zaskarżenia, w tym kompletowanie akt celem przedstawienia Ministrowi Sprawiedliwości lub sądowi oraz monitorowanie przebiegu postępowania.

Do zadań Działu Zarządzania Kadrami należy prowadzenie spraw osobowych pracowników, a także spraw osobowych aplikantów w zakresie niezastrzeżonym dla innych komórek organizacyjnych, w tym w szczególności:

1. opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej;
2. planowanie i monitorowanie zatrudnienia;
3. prowadzenie rekrutacji pracowników;
4. prowadzenie całości spraw pracowniczych oraz dokumentacji pracowniczej, w tym w zakresie:

1. rekrutacji, zatrudniania, zwalniania, zaszeregowania, zmiany warunków pracy, ocen okresowych, urlopów pracowniczych, podziału nagród i dyscypliny pracy,
2. prowadzenia spraw określonych w przepisach emerytalno-rentowych i o ubezpieczeniu społecznym,
3. prowadzenia akt osobowych, ewidencji i dokumentacji kadrowej, w tym usuwanie odpisu decyzji o wymierzeniu kary porządkowej z akt osobowych,
4. wystawiania zaświadczeń;

5. prowadzenie spraw osobowych oraz dokumentacji osobowej aplikantów, w tym w zakresie spraw określonych w pkt 4 lit. b-d, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą odpowiednio działy praktyk i spraw aplikantów  oraz działy dydaktyczne odpowiednio Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej;
6. prowadzenie spraw osobowych delegowanych do Krajowej Szkoły sędziów, prokuratorów, referendarzy sądowych, asystentów sędziów, asystentów prokuratorów oraz pracowników sądów i prokuratury;
7. organizowanie działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników;
8. prowadzenie wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych.

Do zadań Sekcji Płac należy:

1. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów płacowych i  ich dekretacja;
2. naliczanie wynagrodzeń i stypendiów oraz pochodnych od nich, a także innych należności przysługujących pracownikom i aplikantom;
3. prowadzenie dokumentacji płacowej i stypendialnej;
4. prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wpłat na Fundusz Pracy;
5. sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS;
6. sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych związanych z płacami, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
7. wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu;
8. archiwizowanie dokumentacji płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
9. sporządzanie raportów o wypłaconych wynagrodzeniach;
10. przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, niestandardowych raportów i analiz kadrowo-płacowych;
11. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów płacowych;
12. sporządzanie deklaracji i sprawozdań okresowych w ramach kompetencji;
13. prowadzenie spraw socjalno-bytowych;
14. prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
15. organizowanie badań okresowych pracowników;
16. prowadzenie dokumentacji w zakresie spraw związanych z wypadkami przy pracy i zachorowaniami na choroby zawodowe;
17. prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;
18. organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i kierowanie na nie pracowników;
19. informowanie Działu Finansowo-Księgowego o wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, podatek dochodowy od osób fizycznych i innych kwot podlegających refundacji.

Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy, który wykonuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych, w ustawie o rachunkowości oraz w innych właściwych aktach prawnych.

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy prowadzenie spraw dotyczących finansów i księgowości Krajowej Szkoły, w tym w szczególności:

1. prowadzenie ksiąg rachunkowych KSSiP zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie dowodów księgowych własnych i obcych;
2. sporządzanie projektu rocznego planu finansowego na podstawie planów poszczególnych jednostek organizacyjnych;
3. sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planu finansowego;
4. sporządzanie sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości;
5. prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie właściwości Działu;
6. opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, polityki rachunkowości itp.;
7. dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
8. opracowywanie projektu planu finansowego, bieżące analizowanie przebiegu wykonania planu finansowego i sporządzanie okresowych informacji o stanie jego realizacji;
9. wycenianie aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
10. sporządzanie bilansu oraz rachunków zysków i strat;
11. sporządzanie sprawozdania z przepływu środków pieniężnych;
12. sporządzanie innych niestandardowych raportów i sprawozdań finansowych;
13. organizowanie i doskonalenie sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów;
14. przygotowywanie materiałów kalkulacyjnych i analiz ekonomicznych;
15. ewidencjonowanie i kontrolowanie realizacji wydatków ponoszonych w ramach planu finansowego pod kątem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
16. okresowe ustalanie lub sprawdzanie na podstawie otrzymanej do rozliczenia inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
17. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych i ich dekretacja;
18. uzgadnianie i potwierdzanie sald należności i zobowiązań z kontrahentami;
19. uzgadnianie i księgowanie naliczanych rezerw;
20. uzgadnianie z osobami odpowiedzialnymi merytorycznie wysokości należności oraz odpisów aktualizujących należności;
21. naliczanie odsetek i kar od nieterminowo wykonanych zobowiązań;
22. prowadzenie rozliczeń podróży służbowych;
23. sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
24. prowadzenie rejestru wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych związanych z zakupami dostaw, usług i robót;
25. przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów;
26. przygotowywanie niestandardowych raportów;
27. akceptowanie pod względem finansowym list płac, faktur, rachunków, umów, dyspozycji bankowych i innych dokumentów angażujących środki finansowe i fundusze KSSiP;
28. weryfikacja budżetowa wniosków zakupowych;
29. przygotowywanie statystyki finansowej;
30. dokonywanie płatności za faktury, rozliczenia gotówkowe i inne rozliczenia publiczno-prawne;
31. weryfikacja i akceptacja przelewów bankowych;
32. dokonywanie przelewów płacowych, realizacja zobowiązań względem ZUS i urzędu skarbowego oraz innych zobowiązań publicznoprawnych;
33. obsługa elektronicznych systemów bankowych;
34. współpraca z bankami w zakresie obsługi finansowej;
35. wprowadzanie wyciągów bankowych do systemu finansowo-księgowego;
36. sporządzanie not odsetkowych i wezwań do zapłaty oraz przesyłanie ich do kontrahentów;
37. przygotowywanie zapotrzebowania na środki oraz raportów z ich wykorzystania;
38. rozliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na kontach księgowych;
39. prowadzenie księgowych rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
40. sporządzanie sprawozdań z zakresu należności i zobowiązań;
41. obliczanie comiesięcznych zaliczek z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych;
42. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych, związanych z bieżącą działalnością;
43. uzgadnianie sald na kontach bilansowych, pozabilansowych i wynikowych;
44. sporządzanie innych finansowych sprawozdań okresowych;
45. zabezpieczanie płynności finansowej KSSiP, w tym terminowej zapłaty zobowiązań, oraz wskazywanie optymalnych warunków płatności w zawieranych przez KSSiP umowach.

Dział Zamówień Publicznych wykonuje zadania z zakresu udzielania przez Krajową Szkołę zamówień publicznych, w tym w szczególności:

1. opracowuje plany zamówień publicznych;
2. prowadzi centralny rejestr zamówień publicznych;
3. rozlicza realizację planu zamówień publicznych;
4. przygotowuje i przeprowadza postępowania z zakresu zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę prawo zamówień publicznych;
5. koordynuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych, w tym w szczególności o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, i weryfikuje zgodność tych postępowań z obowiązującymi przepisami;
6. prowadzi rejestr umów zawartych w wyniku udzielenia zamówień publicznych.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. obronnych należy wykonywanie zadań związanych z obronnością, o jakich mowa w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktach prawnych.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. audytu wewnętrznego należy realizacja zadań audytowych, a w szczególności:

1. opracowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego;
2. przeprowadzanie audytu wewnętrznego na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
3. przeprowadzanie, w uzasadnionych przypadkach, audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu;
4. wykonywanie czynności doradczych;
5. przeprowadzanie czynności sprawdzających;
6. przygotowywanie i przedstawianie Dyrektorowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni;
7. informowanie Dyrektora o adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.

Zadania Samodzielnego Stanowiska Inspektora Ochrony Danych określa ustawa o ochronie danych osobowych.