Do zadań Biura Dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z kierowaniem i organizacją Krajowej Szkoły, współpraca międzyinstytucjonalna i promocja, działalność wydawnicza, sprawy kadrowe, czynności z zakresu spraw obronnych, zarządzanie i rozwój portalu szkoleniowego e-KSSiP oraz koordynacja działań w zakresie pozyskiwania i wykorzystania zewnętrznego finansowania działalności, w szczególności:

1. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjnych, a także na rzecz Rady Programowej;
2. tworzenie i ewidencjonowanie aktów wewnątrzzakładowych;
3. zapewnienie obsługi prawnej;
4. organizowanie kontroli wewnętrznych;
5. koordynowanie polityki informacyjnej i merytoryczna obsługa witryny internetowej, w zakresie nienależącym do zadań Biura Administracyjnego lub Ośrodków;
6. koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły;
7. organizowanie lub koordynowanie uroczystości, konferencji i innych spotkań (dalej: wydarzenia) z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły;
8. współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
9. organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską, naboru na aplikację uzupełniającą sędziowską, realizowanie czynności organizacyjnych związanych z naborem na aplikację uzupełniającą prokuratorską należących do kompetencji Krajowej Szkoły oraz organizowanie egzaminu referendarskiego;
10. rozpoznawanie wniosków o udzielenie informacji publicznej, w zakresie nienależącym do zadań Biura Administracyjnego lub Ośrodków;
11. prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej i Ministra Sprawiedliwości;
12. opracowywanie, we współpracy odpowiednio z OAS i OAP, projektów zarządzeń w przedmiocie ustalenia programów aplikacji sędziowskiej i aplikacji prokuratorskiej, w tym prowadzonych w formie aplikacji uzupełniających;
13. opracowywanie, we współpracy z OSUiWM, projektu zarządzenia w przedmiocie ustalenia rocznych harmonogramów działalności szkoleniowej;
14. organizowanie działalności wydawniczej, w tym w zakresie dotyczącym Kwartalnika Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury oraz współpraca w tym przedmiocie z Biurem Administracyjnym i Ośrodkami;
15. zamawianie, przechowywanie i ewidencja blankietów dyplomów, a także ewidencjonowanie wydanych dyplomów;
16. opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej i osobowej, w tym dotyczącej aplikantów, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów odpowiednio OAS i OAP;
17. zapewnienie funkcjonowania, modyfikacji oraz rozwoju portalu szkoleniowego e-KSSIP;
18. pozyskiwanie i efektywne wykorzystywanie zewnętrznego finansowania (dalej: „fundusze zewnętrzne”), w tym programów pomocowych Unii Europejskiej i innych środków z funduszy pomocowych;
19. koordynowanie obiegu korespondencji;
20. prowadzenie archiwum zakładowego;
21. prowadzenie Biblioteki KSSiP.

W Biurze Dyrektora wyodrębnia się:

1. Dział Organizacyjny;
2. Dział Zarządzania Kadrami;
3. Samodzielne Stanowisko ds. obronnych;
4. Samodzielne Stanowisko ds. audytu wewnętrznego;
5. Samodzielne Stanowisko Inspektora Ochrony Danych;
6. Dział ds. zarządzania Platformą Szkoleniową e-KSSiP;
7. Dział ds. Funduszy Zewnętrznych;
8. Sekcję ds. kancelaryjnych.

W Dziale Organizacyjnym wyodrębnia się Sekcję ds. rekrutacji.

Do zadań Działu Organizacyjnego należy:

1. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora i Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjnych;
2. koordynowanie współpracy i przepływu informacji między Biurami, Ośrodkami i komórkami organizacyjnymi;
3. organizowanie kontroli wewnętrznych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
4. koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły, w tym kontaktów z mediami;
5. obsługa merytoryczna witryny internetowej w zakresie nienależącym do zadań innych komórek organizacyjnych;
6. organizowanie wydarzeń, w tym wizyt zagranicznych, z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły, w zakresie nienależącym do zadań innej komórki organizacyjnej;
7. przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych w sprawach organizacji Krajowej Szkoły;
8. rozstrzyganie problemów prawnych wynikających z działalności Biura Dyrektora;
9. nadawanie ostatecznego kształtu projektom aktów wewnątrzzakładowych sporządzonych przez inne komórki organizacyjne i ich rozpowszechnianie;
10. prowadzenie ewidencji: aktów wewnątrzzakładowych, decyzji administracyjnych wydanych w Biurze Dyrektora, komunikatów Dyrektora oraz udzielonych pełnomocnictw i upoważnień;
11. prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej i Ministra Sprawiedliwości;
12. sporządzanie pism procesowych;
13. gromadzenie orzeczeń związanych z działalnością KSSiP;
14. koordynowanie kontaktów i współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, Prokuraturą Krajową i innymi instytucjami, w tym związanymi z funkcjonowaniem wymiaru sprawiedliwości;
15. opracowywanie projektów różnych form współpracy międzyinstytucjonalnej;
16. kreowanie pozytywnego wizerunku Krajowej Szkoły;
17. organizacja udziału Krajowej Szkoły w zewnętrznych imprezach promocyjnych;
18. współpraca z Biurami i Ośrodkami w zakresie działań promocyjnych i kształtowania wizerunku Krajowej Szkoły;
19. realizacja zadań związanych z zapewnieniem obsługi prawnej;
20. realizacja zadań związanych z zamawianiem, przechowywaniem oraz ewidencjonowaniem blankietów dyplomów, a także z ewidencjonowaniem wydanych dyplomów;
21. prowadzenie innych spraw związanych z organizacją KSSiP, niezastrzeżonych do kompetencji pozostałych komórek organizacyjnych;
22. współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
23. opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Krajowej Szkoły w porozumieniu z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi i na podstawie przedstawionych przez te komórki sprawozdań cząstkowych;
24. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych na rzecz Rady Programowej, w tym w szczególności:

1. czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej, w tym: obsługa telefoniczna, prowadzenie i ewidencjonowanie korespondencji, rejestrowanie spraw w sposób przyjęty w KSSiP, zakładanie teczek spraw, prowadzenie terminarza spraw,
2. prowadzenie ewidencji uchwał Rady Programowej,
3. monitorowanie witryny internetowej KSSiP w zakresie dotyczącym działalności Rady Programowej,
4. rozliczanie delegacji członków Rady Programowej,
5. wykonywanie innych czynności, w zakresie tej obsługi, zleconych przez Przewodniczącego Rady Programowej;

25. organizowanie działalności wydawniczej, w tym w zakresie dotyczącym Kwartalnika Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, w szczególności sporządzanie i realizacja planów wydawniczych, pozyskiwanie materiałów do publikacji, przygotowywanie umów z autorami i recenzentami materiałów przeznaczonych do publikacji, dystrybucja publikacji, koordynowanie zamieszczania informacji i materiałów wydawniczych na stronie internetowej KSSiP oraz współpraca w tym przedmiocie z Biurem Administracyjnym i Ośrodkami.

Do zadań Sekcji ds. rekrutacji należy, w szczególności:

1. organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską;
2. organizowanie naboru na aplikację uzupełniającą sędziowską;
3. realizowanie czynności organizacyjnych związanych z naborem na aplikację uzupełniającą prokuratorską należących do kompetencji Krajowej Szkoły;
4. organizowanie egzaminu referendarskiego;
5. wsparcie organizacyjne i techniczne:

1. zespołu konkursowego i komisji konkursowej,
2. zespołu egzaminacyjnego i komisji egzaminacyjnej powołanych do przeprowadzenia egzaminu referendarskiego;

6. przygotowywanie list kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską, w tym na te aplikacje prowadzone w formie aplikacji uzupełniających;
7. przygotowywanie projektów decyzji o nieprzyjęciu na aplikację sędziowską lub aplikację prokuratorską, w tym na te aplikacje prowadzone w formie aplikacji uzupełniających;
8. przekazywanie do działów dydaktycznych oraz działów praktyk i spraw aplikantów, odpowiednio, OAS i OAP dokumentacji elektronicznej kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską, w tym na te aplikacje prowadzone w formie aplikacji uzupełniających;
9. przekazywanie do Działu Zarządzania Kadrami dokumentacji papierowej i elektronicznej kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską, w tym na te aplikacje prowadzone w formie aplikacji uzupełniających;
10. prowadzenie dokumentacji dotyczącej wniesionych przez kandydatów środków zaskarżenia, w tym kompletowanie akt celem przedstawienia ich Ministrowi Sprawiedliwości lub sądowi oraz monitorowanie przebiegu postępowania.

Do zadań Działu Zarządzania Kadrami należy prowadzenie spraw osobowych pracowników, a także spraw osobowych aplikantów w zakresie niezastrzeżonym dla innych komórek organizacyjnych, w tym w szczególności:

1. opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej;
2. planowanie i monitorowanie zatrudnienia;
3. prowadzenie rekrutacji pracowników;
4. prowadzenie całości spraw pracowniczych oraz dokumentacji pracowniczej, w tym w zakresie:
   
   1. rekrutacji, zatrudniania, zwalniania, zaszeregowania, zmiany warunków pracy, ocen okresowych, urlopów pracowniczych, podziału nagród i dyscypliny pracy,
   2. prowadzenia spraw określonych w przepisach emerytalno-rentowych i o ubezpieczeniu społecznym,
   3. prowadzenia akt osobowych, ewidencji i dokumentacji kadrowej, w tym usuwanie odpisu decyzji o wymierzeniu kary porządkowej z akt osobowych,
   4. wystawiania zaświadczeń;
5. prowadzenie spraw osobowych oraz dokumentacji osobowej aplikantów, w tym w zakresie spraw określonych w pkt. 4 lit. b-d, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą, odpowiednio, działy praktyk i spraw aplikantów oraz działy dydaktyczne, odpowiednio, OAS i OAP;
6. prowadzenie spraw osobowych delegowanych do Krajowej Szkoły sędziów, prokuratorów, referendarzy sądowych, asystentów sędziów, asystentów prokuratorów oraz pracowników sądów i prokuratury;
7. organizowanie działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników;
8. prowadzenie wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych;
9. organizowanie badań okresowych pracowników.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. obronnych należy wykonywanie zadań związanych z obronnością, o jakich mowa w ustawie o obronie Ojczyzny oraz innych aktach prawnych.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. audytu wewnętrznego należy realizacja zadań audytowych, a w szczególności:

1. opracowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego;
2. przeprowadzanie audytu wewnętrznego na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
3. przeprowadzanie, w uzasadnionych przypadkach, audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu;
4. wykonywanie czynności doradczych;
5. przeprowadzanie czynności sprawdzających;
6. przygotowywanie i przedstawianie Dyrektorowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni;
7. informowanie Dyrektora o adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej;
8. przygotowywanie i przedstawianie Dyrektorowi informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego;
9. wykonywanie audytu wewnętrznego zleconego przez podmioty wskazane w ustawie o finansach publicznych.

Zadania Samodzielnego Stanowiska Inspektora Ochrony Danych określają przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w tym w szczególności art. 39 oraz przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a także innych właściwych aktów prawnych.

Do zadań Działu ds. zarządzania Platformą Szkoleniową e-KSSiP należy zapewnienie funkcjonowania, modyfikacji oraz rozwoju portalu szkoleniowego e-KSSIP, w szczególności:

1. nadzór nad pracami wsparcia technicznego i utrzymania oraz bieżąca obsługa i administrowanie Platformą Szkoleniową e-KSSIP,
2. tworzenie i wdrażanie koncepcji służących usprawnieniu działania oraz rozwojowi Platformy Szkoleniowej e-KSSIP w zakresie szkoleń ustawicznych, kształcenia aplikantów i obsługi kadry dydaktycznej,
3. administrowanie sprzętem informatycznym i serwerami obsługującymi Platformę Szkoleniową e-KSSIP oraz współpraca z podmiotami zewnętrznymi w tym zakresie,
4. realizowanie usług pomocy merytorycznej i technicznej dla użytkowników Platformy Szkoleniowej e-KSSiP,
5. współpraca z pozostałymi jednostkami Krajowej Szkoły, w celu koordynacji i wsparcia od strony technicznej działań wspierających proces dydaktyczny, w szczególności w zakresie multimediów i sztucznej inteligencji oraz integracji systemów informatycznych, w tym:

1. nadzór nad pomieszczeniami i urządzaniami technicznymi służącymi realizacji multimedialnych komponentów szkoleń,
2. obsługa techniczna nagrywania, utrwalania, montowania, edycji szkoleń,
3. zamieszczanie materiałów szkoleniowych, w tym multimedialnych na Platformie Szkoleniowej e-KSSiP,

6. administracja kontami KSSiP w serwisach internetowych służących publikacji materiałów multimedialnych,
7. administracja telefonią VoIiP w OSUiWM w Lublinie,
8. tworzenie i wdrażanie rozwiązań wspierających sprawozdawczość oraz analitykę procesów dydaktycznych.

Zadania związane z modyfikacją i rozwojem Platformy Szkoleniowej e-KSSIP w zakresie wsparcia i obsługi kształcenia aplikantów realizowane są w porozumieniu i w bieżącej koordynacji z właściwymi komórkami merytorycznymi, tj. Ośrodkiem Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodkiem Aplikacji Prokuratorskiej.

Do zadań Działu ds. Funduszy Zewnętrznych należy realizacja zadań Krajowej Szkoły w zakresie pozyskiwania i efektywnego wykorzystania funduszy zewnętrznych.

W ramach realizacji ww. zadań, Dział ds. Funduszy Zewnętrznych, w szczególności:

1. pozyskuje informacje na temat istniejących i powstających programów wspierających działania KSSiP oraz przekazuje te informacje Dyrektorowi, właściwym zastępcom Dyrektora oraz innym komórkom organizacyjnym;
2. analizuje możliwości pozyskiwania funduszy zewnętrznych na realizację zadań KSSiP;
3. współpracuje z instytucjami zajmującymi się problematyką zewnętrznego finansowania działalności szkoleniowej, w tym wykorzystaniem programów pomocowych Unii Europejskiej i innych środków z funduszy pomocowych;
4. prowadzi i aktualizuje bank informacji o dostępnych funduszach zewnętrznych oraz przekazuje powyższe informacje zainteresowanym komórkom organizacyjnym;
5. opiniuje propozycje projektów zgłaszanych przez komórki organizacyjne do programów pod kątem możliwości pozyskania funduszy zewnętrznych;
6. opracowuje i rozpowszechnia materiały promocyjno-informacyjne o realizowanych projektach;
7. współpracuje z mediami w zakresie publikacji materiałów informacyjno-publicystycznych, prasowych oraz elektronicznych w zakresie realizowanych projektów;
8. przygotowuje projekty, a w szczególności:

1. przygotowuje i składa, po zatwierdzeniu aplikacji przez Dyrektora, wniosek o dofinansowanie,
2. odpowiada za przygotowanie opracowań będących wymaganymi załącznikami do wniosku, w tym analiz finansowo-ekonomicznych,
3. zleca tłumaczenie projektu na język obcy, jeżeli jest to wymagane,
4. pozyskuje partnerów do projektów we współpracy z komórkami organizacyjnymi;

9. koordynuje projekty zgodnie z wymaganiami i procedurami funduszu zewnętrznego/programu pomocowego;
10. wykonuje raporty okresowe, z zastrzeżeniem zadań w tym przedmiocie realizowanych przez Dział Finansowo-Księgowy;
11. przygotowuje i składa raporty końcowe oraz wnioski o płatność, z zastrzeżeniem zadań w tym przedmiocie realizowanych przez Dział Finansowo-Księgowy;
12. nadzoruje rozliczenie projektów, z zastrzeżeniem zadań w tym przedmiocie realizowanych przez Dział Finansowo-Księgowy;
13. prowadzi wykazy i sporządza dokumenty związane z ewidencją majątku w ramach finansowania ze środków projektowych.

Do zadań Sekcji ds. kancelaryjnych należy zapewnienie funkcjonowania Kancelarii Ogólnej oraz archiwum zakładowego, a także prowadzenie Biblioteki KSSiP, w tym w szczególności:

1. w zakresie funkcjonowania Kancelarii Ogólnej:

1. przyjmowanie korespondencji przychodzącej do siedziby KSSiP i jej rejestracja,
2. przedstawianie korespondencji do dekretacji,
3. przyjmowanie korespondencji wychodzącej z KSSiP, jej kontrola pod względem formalnym i ekspedycja,
4. ewidencjonowanie korespondencji w dziennikach korespondencyjnych i innych urządzeniach ewidencyjnych,
5. rozdział i dostarczanie prasy,
6. administrowanie i kontrola centralnego rejestru umów,;
7. gospodarka pieczątkami.

2. w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego:

1. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych KSSiP,
2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3. udostępnianie dokumentacji będącej na stanie archiwum lub informacji w niej zawartych,
4. przygotowywanie do przekazania i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,
6. koordynowanie pracy filii archiwum Krajowej Szkoły w zakresie wskazanym w lit. a-e.

3. w zakresie prowadzenia Biblioteki KSSiP:

1. ewidencja materiałów bibliotecznych,
2. udostępnianie materiałów bibliotecznych i prowadzenie w tym zakresie ewidencji,
3. zabezpieczanie i konserwowanie materiałów bibliotecznych,
4. wnioskowanie zakupów materiałów bibliotecznych i ich realizacja,
5. przeprowadzanie rocznej (do bilansu) weryfikacji i uzgodnienia stanu materiałów bibliotecznych z ewidencją księgową w Dziale Finansowo-Księgowym.