Do zadań Biura Dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z kierowaniem i organizacją Krajowej Szkoły, współpraca międzyinstytucjonalna i promocja, działalność wydawnicza, zamówienia publiczne, finanse i księgowość, sprawy kadrowe, sprawy socjalno-bytowe oraz czynności z zakresu spraw obronnych, w szczególności:
- wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora, a także na rzecz Rady Programowej;
- tworzenie i ewidencjonowanie aktów wewnątrzzakładowych;
- obsługa prawna;
- organizowanie kontroli wewnętrznych;
- koordynowanie polityki informacyjnej i merytoryczna obsługa witryny internetowej;
- koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły;
- organizowanie lub koordynowanie uroczystości, konferencji i innych spotkań (dalej: wydarzenia) z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły;
- organizowanie działalności wydawniczej, w tym pozyskiwanie materiałów do publikacji;
- opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej i osobowej, w tym dotyczącej aplikantów, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów odpowiednio OAS i OAP;
- współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
- prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- opracowywanie planu zamówień publicznych;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- zatwierdzanie dokumentów finansowo-księgowych;
- prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- prowadzenie obsługi kasowej i bankowej;
- regulowanie zobowiązań wobec pracowników, instytucji i kontrahentów;
- organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską oraz egzaminu referendarskiego;
- rozpoznawanie wniosków o udzielenie informacji publicznej, w zakresie związanym
z działalnością Biura Dyrektora;
- prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej, Ministra Sprawiedliwości i Prokuratora Generalnego;
- ustalanie programów aplikacji sędziowskiej i aplikacji prokuratorskiej.
W Biurze Dyrektora wyodrębnia się:
- Dział Organizacyjny;
- Dział Zarządzania Kadrami;
- Dział Finansowo-Księgowy;
- Dział Zamówień Publicznych;
- Samodzielne Stanowisko ds. obronnych;
- Samodzielne Stanowisko ds. audytu wewnętrznego;
- Samodzielne Stanowisko Inspektora Ochrony Danych.
W Dziale Organizacyjnym wyodrębnia się Sekcję ds. rekrutacji, a w Dziale Zarządzania Kadrami wyodrębnia się Sekcję Płac.
Do zadań Działu Organizacyjnego należy:
- wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora;
- koordynowanie współpracy i przepływu informacji między Biurami, Ośrodkami
i komórkami organizacyjnymi;
- organizowanie kontroli wewnętrznych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
- koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły, w tym kontaktów z mediami;
- obsługa merytoryczna witryny internetowej;
- organizowanie wydarzeń, w tym wizyt zagranicznych, z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły, w zakresie nienależącym do zadań innej komórki organizacyjnej;
- przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych w sprawach organizacji Krajowej Szkoły;
- rozstrzyganie problemów prawnych wynikających z działalności Biura Dyrektora;
- nadawanie ostatecznego kształtu projektom aktów wewnątrzzakładowych sporządzonych przez inne komórki organizacyjne i ich rozpowszechnianie;
- prowadzenie ewidencji: aktów wewnątrzzakładowych, decyzji administracyjnych wydanych w Biurze Dyrektora, komunikatów Dyrektora oraz udzielonych pełnomocnictw i upoważnień;
- prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej, Ministra Sprawiedliwości i Prokuratora Generalnego;
- sporządzanie pism procesowych;
- gromadzenie orzeczeń związanych z działalnością KSSiP;
- koordynowanie kontaktów i współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, Prokuraturą Krajową i innymi instytucjami, w tym związanymi z funkcjonowaniem wymiaru sprawiedliwości;
- opracowywanie projektów różnych form współpracy międzyinstytucjonalnej;
- kreowanie pozytywnego wizerunku Krajowej Szkoły;
- organizacja udziału Krajowej Szkoły w zewnętrznych imprezach promocyjnych;
- współpraca z Biurami i Ośrodkami w zakresie działań promocyjnych i kształtowania wizerunku Krajowej Szkoły;
- opracowywanie projektów materiałów promocyjnych, po zasięgnięciu opinii Ośrodka Aplikacji Sądowej, Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej i Ośrodka Szkolenia Ustawicznego i Współpracy Międzynarodowej;
- organizowanie działalności wydawniczej, w tym pozyskiwanie materiałów do publikacji;
- prowadzenie innych spraw związanych z organizacją KSSiP, niezastrzeżonych do kompetencji pozostałych komórek organizacyjnych;
- współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
- opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Krajowej Szkoły w porozumieniu z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi i na podstawie przedstawionych przez te komórki sprawozdań cząstkowych;
- wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych na rzecz Rady Programowej, w tym w szczególności:
- czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej, wskazanych w § 34 ust. 1,
- prowadzenie ewidencji uchwał Rady Programowej,
- monitorowanie witryny internetowej KSSiP w zakresie dotyczącym działalności Rady Programowej,
- rozliczanie delegacji członków Rady Programowej,
- wykonywanie innych czynności, w zakresie tej obsługi, zleconych przez Przewodniczącego Rady Programowej.
Do zadań Sekcji ds. rekrutacji należy, w szczególności:
- organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską;
- organizowanie egzaminu referendarskiego;
- wsparcie organizacyjne i techniczne:
- zespołu konkursowego i komisji konkursowej,
- zespołu egzaminacyjnego i komisji egzaminacyjnej powołanych do przeprowadzenia egzaminu referendarskiego;
- przygotowywanie list kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską
i aplikację prokuratorską.
Do zadań Działu Zarządzania Kadrami należy prowadzenie spraw osobowych pracowników, a także spraw osobowych aplikantów w zakresie niezastrzeżonym dla innych komórek organizacyjnych, w tym w szczególności:
- opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej;
- planowanie i monitorowanie zatrudnienia;
- prowadzenie rekrutacji pracowników;
- prowadzenie całości spraw pracowniczych oraz dokumentacji pracowniczej, w tym w zakresie:
- rekrutacji, zatrudniania, zwalniania, zaszeregowania, zmiany warunków pracy, ocen okresowych, urlopów pracowniczych, podziału nagród i dyscypliny pracy,
- prowadzenia spraw określonych w przepisach emerytalno-rentowych i o ubezpieczeniu społecznym,
- prowadzenia akt osobowych, ewidencji i dokumentacji kadrowej,
- wystawiania zaświadczeń i legitymacji;
- prowadzenie spraw osobowych oraz dokumentacji osobowej aplikantów, w tym
w zakresie spraw określonych w pkt 4 lit. b-d, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów odpowiednio Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej;
- prowadzenie spraw osobowych delegowanych do Krajowej Szkoły sędziów, prokuratorów, referendarzy sądowych, asystentów sędziów, asystentów prokuratorów oraz pracowników sądów i prokuratury;
- organizowanie działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników;
- prowadzenie wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych.
Do zadań Sekcji Płac należy:
- sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów płacowych i ich dekretacja;
- naliczanie wynagrodzeń i stypendiów oraz pochodnych od nich, a także innych należności przysługujących pracownikom i aplikantom;
- prowadzenie dokumentacji płacowej i stypendialnej;
- prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wpłat na Fundusz Pracy;
- sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS;
- sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych związanych z płacami, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
- wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu;
- archiwizowanie dokumentacji płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- sporządzanie raportów o wypłaconych wynagrodzeniach;
- przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, niestandardowych raportów i analiz kadrowo-płacowych;
- nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów płacowych;
- sporządzanie deklaracji i sprawozdań okresowych w ramach kompetencji;
- prowadzenie spraw socjalno-bytowych;
- prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- organizowanie badań okresowych pracowników;
- prowadzenie dokumentacji w zakresie spraw związanych z wypadkami przy pracy i zachorowaniami na choroby zawodowe;
- prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;
- organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i kierowanie na nie pracowników;
- informowanie Działu Finansowo-Księgowego o wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, podatek dochodowy od osób fizycznych i innych kwot podlegających refundacji.
Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy, który wykonuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych, w ustawie o rachunkowości oraz w innych właściwych aktach prawnych.
Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy prowadzenie spraw dotyczących finansów i księgowości Krajowej Szkoły, w tym w szczególności:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych KSSiP zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie dowodów księgowych własnych i obcych;
- sporządzanie projektu rocznego planu finansowego na podstawie planów poszczególnych jednostek organizacyjnych;
- sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planu finansowego;
- sporządzanie sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości;
- prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie właściwości Działu;
- opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, polityki rachunkowości itp.;
- dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
- opracowywanie projektu planu finansowego, bieżące analizowanie przebiegu wykonania planu finansowego i sporządzanie okresowych informacji o stanie jego realizacji;
- wycenianie aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- sporządzanie bilansu oraz rachunków zysków i strat;
- sporządzanie sprawozdania z przepływu środków pieniężnych;
- sporządzanie innych niestandardowych raportów i sprawozdań finansowych;
- organizowanie i doskonalenie sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów;
- przygotowywanie materiałów kalkulacyjnych i analiz ekonomicznych;
- ewidencjonowanie i kontrolowanie realizacji wydatków ponoszonych w ramach planu finansowego pod kątem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie na podstawie otrzymanej do rozliczenia inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych i ich dekretacja;
- uzgadnianie i potwierdzanie sald należności i zobowiązań z kontrahentami;
- uzgadnianie i księgowanie naliczanych rezerw;
- uzgadnianie z osobami odpowiedzialnymi merytorycznie wysokości należności oraz odpisów aktualizujących należności;
- naliczanie odsetek i kar od nieterminowo wykonanych zobowiązań;
- prowadzenie rozliczeń podróży służbowych;
- sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
- prowadzenie rejestru wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych związanych z zakupami dostaw, usług i robót;
- przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów;
- przygotowywanie niestandardowych raportów;
- akceptowanie pod względem finansowym list płac, faktur, rachunków, umów, dyspozycji bankowych i innych dokumentów angażujących środki finansowe i fundusze KSSiP;
- weryfikacja budżetowa wniosków zakupowych;
- przygotowywanie statystyki finansowej;
- dokonywanie płatności za faktury, rozliczenia gotówkowe i inne rozliczenia publiczno-prawne;
- weryfikacja i akceptacja przelewów bankowych;
- dokonywanie przelewów płacowych, realizacja zobowiązań względem ZUS i urzędu skarbowego oraz innych zobowiązań publicznoprawnych;
- obsługa elektronicznych systemów bankowych;
- współpraca z bankami w zakresie obsługi finansowej;
- wprowadzanie wyciągów bankowych do systemu finansowo-księgowego;
- sporządzanie not odsetkowych i wezwań do zapłaty oraz przesyłanie ich do kontrahentów;
- przygotowywanie zapotrzebowania na środki oraz raportów z ich wykorzystania;
- rozliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na kontach księgowych;
- prowadzenie księgowych rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
- sporządzanie sprawozdań z zakresu należności i zobowiązań;
- obliczanie comiesięcznych zaliczek z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych;
- nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych, związanych z bieżącą działalnością;
- uzgadnianie sald na kontach bilansowych, pozabilansowych i wynikowych;
- sporządzanie innych finansowych sprawozdań okresowych;
- zabezpieczanie płynności finansowej KSSiP, w tym terminowej zapłaty zobowiązań, oraz wskazywanie optymalnych warunków płatności w zawieranych przez KSSiP umowach.
Dział Zamówień Publicznych wykonuje zadania z zakresu udzielania przez Krajową Szkołę zamówień publicznych, w tym w szczególności:
- opracowuje plany zamówień publicznych;
- prowadzi centralny rejestr zamówień publicznych;
- rozlicza realizację planu zamówień publicznych;
- przygotowuje i przeprowadza postępowania z zakresu zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę prawo zamówień publicznych;
- koordynuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych, w tym w szczególności o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, i weryfikuje zgodność tych postępowań z obowiązującymi przepisami;
- prowadzi rejestr umów zawartych w wyniku udzielenia zamówień publicznych.
Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. obronnych należy wykonywanie zadań związanych z obronnością, o jakich mowa w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktach prawnych.
Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. audytu wewnętrznego należy realizacja zadań audytowych, a w szczególności:
- opracowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego;
- przeprowadzanie audytu wewnętrznego na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
- przeprowadzanie, w uzasadnionych przypadkach, audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu;
- wykonywanie czynności doradczych;
- przeprowadzanie czynności sprawdzających;
- przygotowywanie i przedstawianie Dyrektorowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni;
- informowanie Dyrektora o adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.
Zadania Samodzielnego Stanowiska Administratora Bezpieczeństwa Informacji określa ustawa o ochronie danych osobowych.
