KLAUZULA INFORMACYJNA – Platforma Szkoleniowa e-KSSiP

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) informujemy, że:

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Platformy Szkoleniowej e-KSSiP jest Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury (dalej: KSSiP) z siedzibą przy ul. Przy Rondzie 5, 31-547 Kraków, z którą można kontaktować się listownie na powyższy adres siedziby, a także elektronicznie poprzez pocztę elektroniczną na adres [email protected] lub z wykorzystaniem ePUAP na adres /kssip_krakow/SkrytkaESP

2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie działania Platformy Szkoleniowej e-KSSiP oraz przysługującymi uprawnieniami na mocy RODO, można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych, listownie na adres 31-547 Kraków, ul. Przy Rondzie 5 lub za pomocą poczty elektronicznej na adres [email protected].

3. Cel oraz podstawa prawna przetwarzania

W ramach Platformy Szkoleniowej e-KSSiP oraz międzynarodowej działalności szkoleniowej KSSiP dane osobowe przetwarzane są̨ przez Krajową Szkołę̨ Sądownictwa i Prokuratury:

1. w celu realizacji zadań nałożonych na Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury wobec aplikantów, kandydatów na aplikantów, wykładowców i kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły oraz osób objętych szkoleniem lub doskonaleniem zawodowym prowadzonym przez Krajową Szkołę, osób przystępujących do egzaminów przeprowadzanych na podstawie ustawy oraz członków komisji i zespołów powoływanych na podstawie ustawy, a także danych osobowych zawartych w aktach udostępnianych Krajowej Szkole dla celów dydaktycznych (art. 56. ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury);
2. w celu szkolenia i doskonalenia zawodowego sędziów, asesorów sądowych, prokuratorów i asesorów prokuratury, na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury);
3. w celu szkolenia i doskonalenia zawodowego referendarzy sądowych, asystentów sędziów, asystentów prokuratorów, kuratorów zawodowych oraz urzędników sądów i prokuratury, na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury);
4. w celu prowadzenia analiz i badań służących ustaleniu kompetencji i kwalifikacji wymaganych na stanowiskach pracy w sądach i prokuraturze oraz ustaleniu potrzeb szkoleniowych osób zajmujących w sądach i prokuraturze stanowiska wymienione w pkt b i c, na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 2 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury);
5. w celach organizacji międzynarodowych wydarzeń szkoleniowych i programów wymian oraz rekrutacji na te wydarzenia i programy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 2 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury);
6. w celach lub dla zawodów nie wymienionych powyżej, związanych z realizacją ustawowych zadań Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, na podstawie zgody wyrażonej przez osobę̨, której dane dotyczą̨ lub obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO w zw. z art. 2 ust. 2 pkt 6a ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury).

4. Kategorie danych

W ramach Platformy Szkoleniowej e-KSSiP przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych: adres e-mail, imię, nazwisko, data urodzenia, płeć, miejscowość zamieszkania, zawód (stanowisko), miejsce pracy, numer telefonu.

5. Prawa osób, których dane są̨ przetwarzane

1. Osobie, której dane osobowe przetwarzane są w ramach Platformy Szkoleniowej
   e-KSSiP, przysługują następujące prawa:
   
   1. prawo dostępu do dotyczących jej danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
   2. prawo do sprostowania danych;
   3. prawo do usunięcia danych;
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
   5. prawo do przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody oraz w sposób zautomatyzowany;
   6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją;

- na warunkach określonych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO, a także

7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność
   z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem – w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody;
8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, (w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia ochrony danych osobowych), którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193 Warszawa, ul. Stawki 2) – w przypadku uznania, że administrator narusza RODO przy przetwarzaniu danych osobowych.

2. Prawa wskazane w ust. 1 lit. a-g można wykonać poprzez wykorzystanie odpowiednich funkcjonalności Platformy Szkoleniowej e-KSSiP (profil użytkownika, wiadomości wewnętrzne) lub skierowanie pisemnej informacji do administratora.
3. Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, ale niezbędne do skorzystania
   z Platformy Szkoleniowej e-KSSiP.

6. Okres przechowywania

Okres przechowywania danych osobowych przez Administratora uzależniony jest od celu, w jakim dane zostały zebrane, przy czym:

1. dane użytkowników, którzy założyli konto, jednak nie uzyskali pozytywnej weryfikacji są przechowywane do czasu pozytywnej decyzji w przedmiocie akceptacji konta.
2. dane użytkownika korzystającego z Platformy Szkoleniowej e-KSSIP będą przechowywane przez 5 lat od ostatniej aktywności użytkownika.
3. dane osobowe zawarte w zaświadczeniach będą przechowywane przez okres lat 50.
4. dane kandydatów na wykładowców Administrator przechowuje przez okres 3 lat od złożenia wniosku, jeżeli wnioskowi nie nadano dalszego biegu lub w przypadku braku akceptacji wniosku przez Radę Programową lub do dnia wniesienia sprzeciwu od kandydata na wykładowcę.
5. dane wykładowców KSSIP będą przechowywane przez 10 lat od ostatniej aktywności wykładowcy.

7. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych w ramach Platformy Szkoleniowej e-KSSiP oraz w ramach organizacji międzynarodowych wydarzeń szkoleniowych oraz programów wymian są podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu administratora, w tym zapewniające bezpieczeństwo danych, dostęp do zasobów, utrzymanie i prawidłowe funkcjonowanie Platformy Szkoleniowej e-KSSiP, np. wykonawca Platformy Szkoleniowej e-KSSiP w ramach obsługi gwarancyjnej, firma informatyczna zapewniająca wsparcie techniczne, w tym serwisująca poszczególne elementy infrastruktury informatycznej i oprogramowanie, firma hostingowa udostępniająca swoje zasoby na potrzeby Platformy Szkoleniowej e-KSSiP.

Dane osobowe mogą być́ także udostępniane podmiotom organizującym i przeprowadzającym poszczególne szkolenia w imieniu administratora lub we współpracy z nim, oferującym swoje szkolenia za pośrednictwem Platformy Szkoleniowej e-KSSiP lub w ramach międzynarodowych wydarzeń szkoleniowych. Ponadto administrator może udostępniać dane osobowe organom publicznym i urzędom państwowym oraz innym podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, a także wykonującym zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, jak np. sądom, jednostkom organizacyjnym prokuratury, Ministrowi Sprawiedliwości.

W przypadku wydarzeń opartych na współpracy międzynarodowej, służących realizowaniu celów ustawowych administratora, organizowanych w szczególności w formie seminariów, staży, szkoleń i wymian wspólnie lub przez instytucje państw trzecich lub organizacje międzynarodowe, dane osobowe użytkowników Platformy Szkoleniowej e-KSSiP deklarujących chęć udziału w takich wydarzeniach będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych spełniających warunki określone w przepisach RODO.

8. Obowiązek podania danych 

Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, lecz niezbędne do realizacji celów określonych w pkt. 3, z wykorzystaniem Platformy Szkoleniowej e-KSSiP.

9. Profilowanie

W celu, o którym mowa w ust. 3, dane osobowe gromadzone w ramach Platformy Szkoleniowej e-KSSiP będą wykorzystywane do profilowania, w sposób nieskutkujący zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji w indywidualnych przypadkach. Zasady takiego przetwarzania oparte są na wykorzystaniu zgodności kryteriów: zawód, miejsce pracy, deklarowana specjalizacja, deklarowana znajomość języków obcych, aktywność w szkoleniach organizowanych przez KSSiP. W związku z takim przetwarzaniem danych osobowych możliwe jest samodzielne zapisywanie się przez użytkowników na poszczególne szkolenia jako uczestnik lub wpisywanie się na listę rezerwową, otrzymywanie powiadomień o szkoleniach adresowanych do osób, których dane zawarte w profilu są zgodne z założeniami szkoleń.