Biuro Dyrektora

Do zadań Biura Dyrektora należy prowadzenie spraw związanych z kierowaniem i organizacją Krajowej Szkoły, współpraca międzyinstytucjonalna i promocja, działalność wydawnicza, zamówienia publiczne, finanse i księgowość, sprawy kadrowe, sprawy socjalno-bytowe oraz czynności z zakresu spraw obronnych, w szczególności:

  1. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora, a także na rzecz Rady Programowej;
  2. tworzenie i ewidencjonowanie aktów wewnątrzzakładowych;
  3. obsługa prawna;
  4. organizowanie kontroli wewnętrznych;
  5. koordynowanie polityki informacyjnej i merytoryczna obsługa witryny internetowej;
  6. koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły;
  7. organizowanie lub koordynowanie uroczystości, konferencji i innych spotkań (dalej: wydarzenia) z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły;
  8. organizowanie działalności wydawniczej, w tym pozyskiwanie materiałów do publikacji;
  9. opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej i osobowej, w tym dotyczącej aplikantów, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów odpowiednio OAS i OAP;
  10. współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
  11. prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
  12. opracowywanie planu zamówień publicznych;
  13. sporządzanie sprawozdań finansowych;
  14. zatwierdzanie dokumentów finansowo-księgowych;
  15. prowadzenie ksiąg rachunkowych;
  16. prowadzenie obsługi kasowej i bankowej;
  17. regulowanie zobowiązań wobec pracowników, instytucji i kontrahentów;
  18. organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską oraz egzaminu referendarskiego;
  19. rozpoznawanie wniosków o udzielenie informacji publicznej, w zakresie związanym
    z działalnością Biura Dyrektora;
  20. prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej, Ministra Sprawiedliwości i Prokuratora Generalnego;
  21. ustalanie programów aplikacji sędziowskiej i aplikacji prokuratorskiej.

W Biurze Dyrektora wyodrębnia się:

  1. Dział Organizacyjny;
  2. Dział Zarządzania Kadrami;
  3. Dział Finansowo-Księgowy;
  4. Dział Zamówień Publicznych;
  5. Samodzielne Stanowisko ds. obronnych;
  6. Samodzielne Stanowisko ds. audytu wewnętrznego;
  7. Samodzielne Stanowisko Inspektora Ochrony Danych.

W Dziale Organizacyjnym wyodrębnia się Sekcję ds. rekrutacji, a w Dziale Zarządzania Kadrami wyodrębnia się Sekcję Płac.

Do zadań Działu Organizacyjnego należy:

  1. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych, w tym czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej na rzecz Dyrektora;
  2. koordynowanie współpracy i przepływu informacji między Biurami, Ośrodkami
    i komórkami organizacyjnymi;
  3.  organizowanie kontroli wewnętrznych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych;
  4. koordynowanie działań w zakresie kontaktów zewnętrznych Krajowej Szkoły, w tym kontaktów z mediami;
  5. obsługa merytoryczna witryny internetowej;
  6. organizowanie wydarzeń, w tym wizyt zagranicznych, z udziałem kierownictwa Krajowej Szkoły, w zakresie nienależącym do zadań innej komórki organizacyjnej;
  7. przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych w sprawach organizacji Krajowej Szkoły;
  8. rozstrzyganie problemów prawnych wynikających z działalności Biura Dyrektora;
  9. nadawanie ostatecznego kształtu projektom aktów wewnątrzzakładowych sporządzonych przez inne komórki organizacyjne i ich rozpowszechnianie;
  10. prowadzenie ewidencji: aktów wewnątrzzakładowych, decyzji administracyjnych wydanych w Biurze Dyrektora, komunikatów Dyrektora oraz udzielonych pełnomocnictw i upoważnień;
  11. prowadzenie bazy kandydatów na wykładowców Krajowej Szkoły, sporządzanie pism w sprawie opiniowania kandydatów na wykładowców kierowanych do Rady Programowej, Ministra Sprawiedliwości i Prokuratora Generalnego;
  12. sporządzanie pism procesowych;
  13. gromadzenie orzeczeń związanych z działalnością KSSiP;
  14. koordynowanie kontaktów i współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, Prokuraturą Krajową i innymi instytucjami, w tym związanymi z funkcjonowaniem wymiaru sprawiedliwości;
  15. opracowywanie projektów różnych form współpracy międzyinstytucjonalnej;
  16. kreowanie pozytywnego wizerunku Krajowej Szkoły;
  17. organizacja udziału Krajowej Szkoły w zewnętrznych imprezach promocyjnych;
  18. współpraca z Biurami i Ośrodkami w zakresie działań promocyjnych i kształtowania wizerunku Krajowej Szkoły;
  19. opracowywanie projektów materiałów promocyjnych, po zasięgnięciu opinii Ośrodka Aplikacji Sądowej, Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej i Ośrodka Szkolenia Ustawicznego i Współpracy Międzynarodowej;
  20. organizowanie działalności wydawniczej, w tym pozyskiwanie materiałów do publikacji;
  21. prowadzenie innych spraw związanych z organizacją KSSiP, niezastrzeżonych do kompetencji pozostałych komórek organizacyjnych;
  22. współdziałanie z audytorem wewnętrznym w zakresie planowania i realizacji zadań audytowych;
  23. opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Krajowej Szkoły w porozumieniu z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi i na podstawie przedstawionych przez te komórki sprawozdań cząstkowych;
  24. wykonywanie czynności organizacyjnych i technicznych na rzecz Rady Programowej, w tym w szczególności:
  1. czynności z zakresu obsługi kancelaryjno-biurowej, wskazanych w § 34 ust. 1,
  2. prowadzenie ewidencji uchwał Rady Programowej,
  3. monitorowanie witryny internetowej KSSiP w zakresie dotyczącym działalności Rady Programowej,
  4. rozliczanie delegacji członków Rady Programowej,
  5. wykonywanie innych czynności, w zakresie tej obsługi, zleconych przez Przewodniczącego Rady Programowej.

Do zadań Sekcji ds. rekrutacji należy, w szczególności:

  1. organizowanie naboru na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską;
  2. organizowanie egzaminu referendarskiego;
  3. wsparcie organizacyjne i techniczne:
  1. zespołu konkursowego i komisji konkursowej,
  2. zespołu egzaminacyjnego i komisji egzaminacyjnej powołanych do przeprowadzenia egzaminu referendarskiego;
  1. przygotowywanie list kandydatów przyjętych na aplikację sędziowską
    i aplikację prokuratorską.

Do zadań Działu Zarządzania Kadrami należy prowadzenie spraw osobowych pracowników, a także spraw osobowych aplikantów w zakresie niezastrzeżonym dla innych komórek organizacyjnych, w tym w szczególności:

  1. opracowywanie i realizowanie zasad polityki kadrowej;
  2. planowanie i monitorowanie zatrudnienia;
  3. prowadzenie rekrutacji pracowników;
  4. prowadzenie całości spraw pracowniczych oraz dokumentacji pracowniczej, w tym w zakresie:
  1. rekrutacji, zatrudniania, zwalniania, zaszeregowania, zmiany warunków pracy, ocen okresowych, urlopów pracowniczych, podziału nagród i dyscypliny pracy,
  2. prowadzenia spraw określonych w przepisach emerytalno-rentowych i o ubezpieczeniu społecznym,
  3. prowadzenia akt osobowych, ewidencji i dokumentacji kadrowej,
  4. wystawiania zaświadczeń i legitymacji;
  1. prowadzenie spraw osobowych oraz dokumentacji osobowej aplikantów, w tym
    w zakresie spraw określonych w pkt 4 lit. b-d, z wyłączeniem dokumentacji związanej z odbywaniem praktyk oraz usprawiedliwianiem nieobecności na zjazdach szkoleniowych, którą to dokumentację prowadzą działy praktyk i spraw aplikantów odpowiednio Ośrodka Aplikacji Sędziowskiej i Ośrodka Aplikacji Prokuratorskiej;
  2. prowadzenie spraw osobowych delegowanych do Krajowej Szkoły sędziów, prokuratorów, referendarzy sądowych, asystentów sędziów, asystentów prokuratorów oraz pracowników sądów i prokuratury;
  3. organizowanie działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracowników;
  4. prowadzenie wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości w zakresie spraw kadrowych.

Do zadań Sekcji Płac należy:

  1. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów płacowych i  ich dekretacja;
  2. naliczanie wynagrodzeń i stypendiów oraz pochodnych od nich, a także innych należności przysługujących pracownikom i aplikantom;
  3. prowadzenie dokumentacji płacowej i stypendialnej;
  4. prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wpłat na Fundusz Pracy;
  5. sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS;
  6. sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych związanych z płacami, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
  7. wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu;
  8. archiwizowanie dokumentacji płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  9. sporządzanie raportów o wypłaconych wynagrodzeniach;
  10. przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, niestandardowych raportów i analiz kadrowo-płacowych;
  11. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów płacowych;
  12. sporządzanie deklaracji i sprawozdań okresowych w ramach kompetencji;
  13. prowadzenie spraw socjalno-bytowych;
  14. prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
  15. organizowanie badań okresowych pracowników;
  16. prowadzenie dokumentacji w zakresie spraw związanych z wypadkami przy pracy i zachorowaniami na choroby zawodowe;
  17. prowadzenie spraw związanych z medycyną pracy;
  18. organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i kierowanie na nie pracowników;
  19. informowanie Działu Finansowo-Księgowego o wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, podatek dochodowy od osób fizycznych i innych kwot podlegających refundacji.

 

Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy, który wykonuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych, w ustawie o rachunkowości oraz w innych właściwych aktach prawnych.

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy prowadzenie spraw dotyczących finansów i księgowości Krajowej Szkoły, w tym w szczególności:

  1. prowadzenie ksiąg rachunkowych KSSiP zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie dowodów księgowych własnych i obcych;
  2. sporządzanie projektu rocznego planu finansowego na podstawie planów poszczególnych jednostek organizacyjnych;
  3. sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planu finansowego;
  4. sporządzanie sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości;
  5. prowadzenie kontroli wewnętrznej w zakresie właściwości Działu;
  6. opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, polityki rachunkowości itp.;
  7. dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
  8. opracowywanie projektu planu finansowego, bieżące analizowanie przebiegu wykonania planu finansowego i sporządzanie okresowych informacji o stanie jego realizacji;
  9. wycenianie aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
  10. sporządzanie bilansu oraz rachunków zysków i strat;
  11. sporządzanie sprawozdania z przepływu środków pieniężnych;
  12. sporządzanie innych niestandardowych raportów i sprawozdań finansowych;
  13. organizowanie i doskonalenie sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów;
  14. przygotowywanie materiałów kalkulacyjnych i analiz ekonomicznych;
  15. ewidencjonowanie i kontrolowanie realizacji wydatków ponoszonych w ramach planu finansowego pod kątem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
  16. okresowe ustalanie lub sprawdzanie na podstawie otrzymanej do rozliczenia inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
  17. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych i ich dekretacja;
  18. uzgadnianie i potwierdzanie sald należności i zobowiązań z kontrahentami;
  19. uzgadnianie i księgowanie naliczanych rezerw;
  20. uzgadnianie z osobami odpowiedzialnymi merytorycznie wysokości należności oraz odpisów aktualizujących należności;
  21. naliczanie odsetek i kar od nieterminowo wykonanych zobowiązań;
  22. prowadzenie rozliczeń podróży służbowych;
  23. sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych, do sporządzania których zobowiązana jest KSSiP;
  24. prowadzenie rejestru wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych związanych z zakupami dostaw, usług i robót;
  25. przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów;
  26. przygotowywanie niestandardowych raportów;
  27. akceptowanie pod względem finansowym list płac, faktur, rachunków, umów, dyspozycji bankowych i innych dokumentów angażujących środki finansowe i fundusze KSSiP;
  28. weryfikacja budżetowa wniosków zakupowych;
  29. przygotowywanie statystyki finansowej;
  30. dokonywanie płatności za faktury, rozliczenia gotówkowe i inne rozliczenia publiczno-prawne;
  31. weryfikacja i akceptacja przelewów bankowych;
  32. dokonywanie przelewów płacowych, realizacja zobowiązań względem ZUS i urzędu skarbowego oraz innych zobowiązań publicznoprawnych;
  33. obsługa elektronicznych systemów bankowych;
  34. współpraca z bankami w zakresie obsługi finansowej;
  35. wprowadzanie wyciągów bankowych do systemu finansowo-księgowego;
  36. sporządzanie not odsetkowych i wezwań do zapłaty oraz przesyłanie ich do kontrahentów;
  37. przygotowywanie zapotrzebowania na środki oraz raportów z ich wykorzystania;
  38. rozliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na kontach księgowych;
  39. prowadzenie księgowych rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
  40. sporządzanie sprawozdań z zakresu należności i zobowiązań;
  41. obliczanie comiesięcznych zaliczek z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych;
  42. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych, związanych z bieżącą działalnością;
  43. uzgadnianie sald na kontach bilansowych, pozabilansowych i wynikowych;
  44. sporządzanie innych finansowych sprawozdań okresowych;
  45. zabezpieczanie płynności finansowej KSSiP, w tym terminowej zapłaty zobowiązań, oraz wskazywanie optymalnych warunków płatności w zawieranych przez KSSiP umowach.

Dział Zamówień Publicznych wykonuje zadania z zakresu udzielania przez Krajową Szkołę zamówień publicznych, w tym w szczególności:

  1. opracowuje plany zamówień publicznych;
  2. prowadzi centralny rejestr zamówień publicznych;
  3. rozlicza realizację planu zamówień publicznych;
  4. przygotowuje i przeprowadza postępowania z zakresu zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę prawo zamówień publicznych;
  5. koordynuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych, w tym w szczególności o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, i weryfikuje zgodność tych postępowań z obowiązującymi przepisami;
  6. prowadzi rejestr umów zawartych w wyniku udzielenia zamówień publicznych.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. obronnych należy wykonywanie zadań związanych z obronnością, o jakich mowa w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych aktach prawnych.

Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. audytu wewnętrznego należy realizacja zadań audytowych, a w szczególności:

  1. opracowywanie rocznych planów audytu wewnętrznego;
  2. przeprowadzanie audytu wewnętrznego na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego;
  3. przeprowadzanie, w uzasadnionych przypadkach, audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu;
  4. wykonywanie czynności doradczych;
  5. przeprowadzanie czynności sprawdzających;
  6. przygotowywanie i przedstawianie Dyrektorowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni;
  7. informowanie Dyrektora o adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.

Zadania Samodzielnego Stanowiska Administratora Bezpieczeństwa Informacji określa ustawa o ochronie danych osobowych.

 

Data publikacji: 
2013-08-05 13:04
Data wytworzenia: 
2013-08-05 13:04
Ostatnia zmiana: 
2018-12-11 10:52
Autor zmiany: 
Mateusz
Martyniuk