Biuro Administracyjne

Do zadań Biura Administracyjnego należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, obsługi teleinformatycznej, bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym w szczególności:

  1. ewidencja i inwentaryzacja majątku;
  2. zaopatrzenie w środki trwałe, wyposażenie i materiały;
  3. organizowanie i nadzorowanie inwestycji oraz remontów;
  4. prowadzenie spraw wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także o ochronie przeciwpożarowej;
  5. gospodarowanie siecią teleinformatyczną;
  6. administrowanie budynkami KSSiP;
  7. przeprowadzanie postępowania w zakresie zamawiania materiałów informacyjno-promocyjnych o KSSiP i ich rozpowszechnianie;
  8. gospodarowanie materiałami promocyjnymi, w tym ich ewidencjonowanie;
  9. działalność w zakresie świadczenia usług noclegowych i gastronomicznych w ramach Domu Aplikanta i OS, a także zarządzanie tymi obiektami;
  10. monitorowanie działalności gospodarczej prowadzonej przez KSSiP, w zakresie efektywności procesów oraz realizacji zadań w stosunku do planu (kontroling);
  11. prowadzenie biblioteki;
  12. prowadzenie archiwum zakładowego;
  13. koordynowanie obiegu korespondencji.

W Biurze Administracyjnym wyodrębnia się:

  1. Sekretariat;
  2. Dział Administracyjno-Gospodarczy;
  3. Dział Administracyjno-Gospodarczy Ośrodek Szkolenia Ustawicznego i Współpracy Międzynarodowej;
  4. Dział Informatyczny;
  5. Dział Zarządzania Domem Aplikanta;
  6. Ośrodek Szkoleniowy.

W Dziale Administracyjno-Gospodarczym wyodrębnia się Kancelarię Ogólną – jako sekcję.

Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, biblioteki, archiwum oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym w szczególności:

  1. w zakresie inwestycji:
  1. opracowywanie planów zapotrzebowania na materiały i usługi,
  2. opracowywanie i realizacja planów inwestycyjnych,
  3. nadzór techniczny nad inwestycjami,
  4. rozliczanie i odbiór inwestycji;
  1. w zakresie zadań remontowo-budowlanych:
  1. opracowywanie i realizowanie planów robót,
  2. nadzór techniczny nad robotami,
  3. rozliczanie i odbiór robót;
  1. w zakresie ewidencji i inwentaryzacji majątku:
  1. prowadzenie wykazów i sporządzanie dokumentów związanych z ewidencją majątku,
  2. oznaczanie środków trwałych i wyposażenia,
  3. informowanie Działu Finansowo-Księgowego o przesunięciach środków trwałych i wyposażenia,
  4. sporządzanie dokumentów dotyczących weryfikacji stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,
  5. likwidacja składników majątkowych,
  6. przechowywanie ksiąg inwentarzowych;
  1. w zakresie funkcjonowania biblioteki:
  1. prowadzenie biblioteki i ewidencji materiałów bibliotecznych,
  2. udostępnianie materiałów bibliotecznych i prowadzenie w tym zakresie ewidencji,
  3. zabezpieczanie i konserwowanie materiałów bibliotecznych,
  4. wnioskowanie i opiniowanie zakupów materiałów bibliotecznych;
  1. w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego:
  1. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych KSSiP,
  2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
  3. udostępnianie dokumentacji,
  4. przygotowywanie do przekazania i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
  5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego;
  1. w zakresie bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej:
  1. przeprowadzanie bieżących i okresowych kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
  2. inicjowanie i koordynowanie realizacji zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
  3. opracowywanie dokumentów związanych z ryzykiem zawodowym pracowników,
  4. organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
  1. zapewnianie realizacji i rozliczanie umów, w tym z dostawcami mediów i innych usług;
  2. prowadzenie rejestru umów dotyczących zakupów dostaw, usług i robót;
  3. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
  4. prowadzenie spraw związanych z obsługą gastronomiczną w siedzibie KSSiP;
  5. gospodarka pieczęciami, pieczątkami i drukami ścisłego zarachowania;
  6. administracja położonych w Krakowie budynków KSSiP i terenów przyległych, w tym:
  1. utrzymywanie porządku na terenie i wokół budynków,
  2. nadzorowanie stanu technicznego budynków i pomieszczeń,
  3. usuwanie usterek, dokonywanie drobnych napraw bieżących i usuwanie awarii sieci, mediów i urządzeń technicznych,
  4. prowadzenie dokumentacji technicznej budynków,
  5. zapewnianie nadzoru eksploatacji lokalnych systemów typu monitoring, alarmy i dozór,
  6. przygotowywanie sal do zajęć,
  7. dekorowanie i flagowanie obiektów,
  8. aktualizowanie tablic informacyjnych;
  1. zaopatrywanie komórek organizacyjnych w środki trwałe, wyposażenie i materiały;
  2. przeprowadzanie postępowania w zakresie zamawiania materiałów informacyjno-promocyjnych o KSSiP i ich rozpowszechnianie;
  3. gospodarowanie materiałami promocyjnymi, w tym ich ewidencjonowanie;
  4. uczestniczenie w odbiorach oraz przekazywaniu do eksploatacji obiektów wykonanych w ramach inwestycji i remontów;
  5. gospodarka samochodowa;
  6. obsługa pocztowa;
  7. wykonywanie czynności technicznych związanych z organizacją imprez okolicznościowych;
  8. aktualizacja informacji o numeracji telefonicznej.

Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego Ośrodka Szkolenia Ustawicznego i Współpracy Międzynarodowej należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, biblioteki, archiwum oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym w szczególności:

1. w zakresie inwestycji:
a. opracowywanie planów zapotrzebowania na materiały i usługi,
b. opracowywanie i realizacja planów inwestycyjnych,
c. nadzór techniczny nad inwestycjami,
d. rozliczanie i odbiór inwestycji;

2. w zakresie zadań remontowo-budowlanych:
a. opracowywanie i realizowanie planów robót,
b. nadzór techniczny nad robotami,
c. rozliczanie i odbiór robót;

3. w zakresie funkcjonowania biblioteki:
a. prowadzenie biblioteki i ewidencji materiałów bibliotecznych,
b. udostępnianie materiałów bibliotecznych i prowadzenie w tym zakresie ewidencji,
c. zabezpieczanie i konserwowanie materiałów bibliotecznych,
d. wnioskowanie i opiniowanie zakupów materiałów bibliotecznych;

4. w zakresie funkcjonowania archiwum zakładowego:
a. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych KSSiP,
b. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
c. udostępnianie dokumentacji,
d. przygotowywanie do przekazania i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
e. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego;

5. w zakresie bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej:
a. przeprowadzanie bieżących i okresowych kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
b. inicjowanie i koordynowanie realizacji zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
c. opracowywanie dokumentów związanych z ryzykiem zawodowym pracowników,
d. organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;

6. zapewnianie realizacji i rozliczanie umów, w tym z dostawcami mediów i innych usług;
7. prowadzenie rejestru umów dotyczących zakupów dostaw, usług i robót;
8. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
9. gospodarka pieczęciami, pieczątkami i drukami ścisłego zarachowania;
10.zaopatrywanie komórek organizacyjnych w środki trwałe, wyposażenie i materiały;
11.gospodarowanie materiałami promocyjnymi, w tym ich ewidencjonowanie;
12.uczestniczenie w odbiorach oraz przekazywaniu do eksploatacji obiektów wykonanych w ramach inwestycji i remontów;
13.gospodarka samochodowa;
14.obsługa pocztowa;
15.wykonywanie czynności technicznych związanych z organizacją imprez okolicznościowych;
16.aktualizacja informacji o numeracji telefonicznej;
17.administrowanie położonymi w Lublinie budynkami KSSiP i terenami przyległymi, w tym:
a) utrzymywanie porządku na terenie i wokół budynków,
b) nadzorowanie stanu technicznego budynków i pomieszczeń,
c) usuwanie usterek, dokonywanie drobnych napraw bieżących i usuwanie awarii sieci, mediów i urządzeń technicznych,
d) prowadzenie dokumentacji technicznej budynków,
e) zapewnianie nadzoru eksploatacji lokalnych systemów typu monitoring, alarmy i dozór,
f) przygotowywanie sal oraz podejmowanie innych czynności technicznych związanych z organizacją szkoleń ustawicznych,
g) dekorowanie i flagowanie obiektów,
h) aktualizowanie tablic informacyjnych;

18.gospodarowanie siecią teleinformatyczną i sprzętem teleinformatycznym funkcjonującymi w budynku Krajowej Szkoły w Lublinie, poprzez:
a) zapewnianie bezpieczeństwa informacji w systemach teleinformatycznych oraz ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem,
b) wykonywanie napraw sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania,
c) wspieranie bieżącej pracy użytkowników systemów teleinformatycznych i zasobów informatycznych,
d) koordynację zewnętrznych usług związanych z dostawą, naprawą i serwisowaniem sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania.

Do zadań Działu Informatycznego należy zapewnienie obsługi teleinformatycznej Krajowej Szkoły, w tym:

  1. obsługa systemów informatycznych KSSiP;
  2. administrowanie pocztą elektroniczną, stroną internetową i zarządzanie domeną kssip.gov.pl;
  3. zapewnianie płynnej wymiany informacji drogą elektroniczną pomiędzy jednostkami organizacyjnymi KSSiP;   
  4. zarządzanie infrastrukturą sieciową, w tym telekomunikacyjną, informatyczną, i bezpieczeństwa;
  5. administrowanie sprzętem informatycznym i serwerami;
  6. zapewnianie optymalnej konfiguracji sieci połączeń pomiędzy siedzibą KSSiP w Krakowie i jej jednostkami organizacyjnymi położonymi poza tą siedzibą oraz zapewnienie niezbędnej przepustowości koniecznej do efektywnej pracy użytkowników;
  7. zestawienie łącz do połączeń pomiędzy jednostkami organizacyjnymi KSSiP;
  8. współpraca z dostawcami zewnętrznymi w obszarze sprzętowym i w obszarze systemów teleinformatycznych;
  9. nadzorowanie systemów elektronicznych w budynku KSSiP w Krakowie, w tym voip, klimatyzacji, dostępu do kluczy, systemu przeciwpożarowego, monitoringu, systemów alarmowych oraz współpraca z administratorem obiektu w celu zgłaszania awarii i ich niezwłocznego usuwania;
  10. administrowanie funkcjonującymi w KSSiP systemami informatycznymi i aplikacjami, w tym: Enova, Rechot, Lex, Legalis;
  11. bieżąca obsługa sprzętowa i informatyczna oraz prowadzenie wewnętrznego helpdesku dla użytkowników z zakresu obsługi sprzętu i systemów informatycznych;
  12. planowanie i prowadzenie prac konserwacyjnych oraz niezbędnych remontów sprzętu teleinformatycznego;
  13. przygotowywanie planów zakupów nowego sprzętu i oprogramowania w celu zapewniania odtworzenia środków technicznych i wykorzystania nowoczesnych rozwiązań;
  14. opiniowanie zapotrzebowań wpływających do komórki zamówień publicznych dotyczących sprzętu i systemów teleinformatycznych.

Do Działu Zarządzania Domem Aplikanta należą sprawy związane z funkcjonowaniem Domu Aplikanta, w tym:

  1. zakwaterowanie i wykwaterowanie mieszkańców oraz prowadzenie ich ewidencji;
  2. dbałość o zapewnienie prawidłowych warunków zakwaterowania;
  3. czuwanie nad przestrzeganiem Regulaminu Domu Aplikanta;
  4. zapewnianie właściwego stanu technicznego i sanitarnego;
  5. przygotowywanie wniosków w zakresie remontów, konserwacji oraz zakupów niezbędnego sprzętu i wyposażenia;
  6. windykacja należności wynikających z zakwaterowania.

Do zadań Kancelarii Ogólnej należy:

  1. przyjmowanie korespondencji przychodzącej do siedziby KSSiP oraz jej segregowanie;
  2. przedstawianie korespondencji do dekretacji właściwemu zastępcy Dyrektora, za pośrednictwem jego sekretariatu;
  3. rozdzielanie korespondencji zgodnie z dekretacją;
  4. przyjmowanie korespondencji wychodzącej z KSSiP, jej kontrola pod względem formalnym i ekspedycja;
  5. ewidencjonowanie korespondencji w dziennikach korespondencyjnych i innych urządzeniach ewidencyjnych;
  6. rozprowadzanie pism, zaproszeń i innych materiałów kierowanych przez Dyrektora lub zastępców Dyrektora do komórek organizacyjnych lub imiennie do pracowników;
  7. rozdział i dostarczanie prasy.

Ośrodek Szkoleniowy stanowi wyodrębnioną finansowo, samodzielną jednostkę organizacyjną Krajowej Szkoły, powołaną do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług noclegowych i gastronomicznych, obsługi konferencji, zjazdów, sympozjów i innych imprez grupowych o charakterze szkoleniowym bądź reprezentacyjnym.

Data publikacji: 
2013-08-05 13:31
Data wytworzenia: 
2013-08-05 13:31
Ostatnia zmiana: 
2018-01-11 15:22
Autor zmiany: 
Andrzej
Muszyński