Biuro Ekonomiczno-Finansowe

Do zadań Biura Ekonomiczno-Finansowego należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, obsługi teleinformatycznej, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, a także finansów i księgowości, w tym w szczególności:

  1. ewidencja i inwentaryzacja majątku,
  2. zaopatrzenie w środki trwałe, wyposażenie i materiały,
  3. organizowanie i nadzorowanie inwestycji oraz remontów,
  4. prowadzenie spraw socjalnych oraz wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także o ochronie przeciwpożarowej,
  5. gospodarowanie siecią teleinformatyczną,
  6. administrowanie budynkami Krajowej Szkoły położonymi w Krakowie,
  7. sporządzanie sprawozdań finansowych,
  8. zatwierdzanie dokumentów finansowo-księgowych,
  9. prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  10. prowadzenie obsługi kasowej i bankowej,
  11. regulowanie zobowiązań wobec pracowników, instytucji i kontrahentów,
  12. działalność w zakresie świadczenia usług noclegowych i gastronomicznych w ramach  Domu Aplikanta i Ośrodków Szkoleniowych, a także zarządzanie tymi obiektami,
  13. monitorowanie działalności gospodarczej prowadzonej przez Krajową Szkołę, w zakresie efektywności procesów oraz realizacji zadań w stosunku do planu (kontroling).

W Biurze Ekonomiczno-Finansowym wyodrębnia się:

  1. Sekretariat,
  2. Dział Administracyjno-Gospodarczy,
  3. Dział Finansowo-Księgowy,
  4. Sekcję Informatyczną,
  5. Sekcję Zamówień Publicznych,
  6. Sekcję ds. Kontrolingu i Marketingu,
  7. OS, których wykaz zamieszcza się w załączniku nr 3 do zarządzenia.
  8. Dział Zarządzania Domem Aplikanta

W Dziale Finansowo-Księgowym wyodrębnia się:

  1. Sekcję Rachunkowości Finansowej,
  2. Sekcję Płac.

Do zadań Działu Administracyjno-Gospodarczego należy prowadzenie spraw dotyczących administrowania i gospodarowania mieniem, zaopatrzenia i usług, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym w szczególności:

1.    w zakresie inwestycji:

  • opracowywanie planów zapotrzebowania na materiały i usługi,
  • opracowywanie i realizacja planów inwestycyjnych,
  • nadzór techniczny nad inwestycjami,
  • rozliczanie i odbiór inwestycji,

2.    w zakresie zadań remontowo-budowlanych:

  • opracowywanie i realizowanie planów robót,
  • nadzór techniczny nad robotami,
  • rozliczanie i odbiór robót,

3.    w zakresie ewidencji i inwentaryzacji majątku:

  • prowadzenie wykazów i sporządzanie dokumentów związanych z ewidencją majątku,
  • oznaczanie środków trwałych i wyposażenia,
  • informowanie Działu Finansowo-Księgowego o przesunięciach środków trwałych i wyposażenia,
  • sporządzanie dokumentów dotyczących weryfikacji stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych,
  • likwidacja składników majątkowych,
  • przechowywanie ksiąg inwentarzowych,

4.    w zakresie bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej:

  • przeprowadzanie bieżących i okresowych kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
  • inicjowanie i koordynacja realizacji zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
  • prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy oraz zachorowaniami na choroby zawodowe oraz prowadzenie w tym zakresie właściwej dokumentacji,
  • opracowywanie dokumentów związanych z ryzykiem zawodowym pracowników,
  • organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
  • organizowanie badań okresowych pracowników,

5.    zapewnianie realizacji umów i ich rozliczanie z dostawcami mediów i innych usług,
6.    prowadzenie rejestru umów dotyczących zakupów dostaw, usług i robót,
7.    prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia,
8.    prowadzenie spraw socjalnych,
9.    prowadzenie spraw związanych z obsługą gastronomiczną,
10.    gospodarka pieczęciami, pieczątkami i drukami ścisłego zarachowania,
11.    administracja położonych w Krakowie budynków Krajowej Szkoły i terenów przyległych, w tym:

  • utrzymywanie porządku na terenie i wokół budynków,
  • nadzorowanie stanu technicznego budynków i pomieszczeń,
  • usuwanie usterek, dokonywanie drobnych napraw bieżących i usuwanie awarii sieci, mediów i urządzeń technicznych,
  • prowadzenie dokumentacji technicznej budynków,
  • zapewnianie nadzoru eksploatacji lokalnych systemów typu monitoring, alarmy i dozór,
  • przygotowywanie sal do zajęć,
  • dekorowanie i flagowanie obiektów,
  • aktualizowanie tablic informacyjnych,

12.    zaopatrywanie komórek organizacyjnych w środki trwałe, wyposażenie i materiały,
13.    uczestniczenie w odbiorach oraz przekazywaniu do eksploatacji obiektów wykonanych w ramach inwestycji i remontów,
14.    gospodarka samochodowa,
15.    obsługa pocztowa,
16.    wykonywanie czynności technicznych związanych z organizacją imprez okolicznościowych,
17.    aktualizacja informacji o numeracji telefonicznej.

 

Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy prowadzenie spraw dotyczących finansów i księgowości Krajowej Szkoły, w tym w szczególności:

  1. prowadzenie ksiąg rachunkowych Krajowej Szkoły zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie dowodów księgowych własnych i obcych,
  2. nadzorowanie i organizowanie prac w Dziale Finansowo-Księgowym zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  3. sporządzanie projektu rocznego planu rzeczowo-finansowego na podstawie planów poszczególnych jednostek organizacyjnych
  4. sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania planu rzeczowo- finansowego,
  5. sporządzanie sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.),
  6. prowadzenie kontroli wewnętrznej,
  7. opracowywanie projektów zarządzeń i instrukcji dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych, obiegu dokumentów, polityki rachunkowości itp.,
  8. dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i  finansowych z planem rzeczowo – finansowym,
  9. opracowywanie projektu planu finansowego,
  10. wycenianie aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
  11. sporządzanie bilansu,
  12. sporządzanie sprawozdania z przepływu środków pieniężnych
  13. sporządzanie innych niestandardowych raportów i sprawozdań finansowych,
  14. organizowanie i doskonalenie sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów.

Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy.
Główny Księgowy wykonuje zadania określone w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) i w ustawie z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości oraz w aktach wykonawczych wydanych na ich podstawie.

Do zadań Sekcji Informatycznej należy zapewnienie obsługi teleinformatycznej Krajowej Szkoły, w tym:

  1. obsługa wszystkich systemów informatycznych Krajowej Szkoły,
  2. administrowanie pocztą elektroniczną, stroną internetową i zarządzanie domeną kssip.gov.pl,
  3. zapewnienie płynnej wymiany informacji drogą elektroniczną pomiędzy wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Krajowej Szkoły,   
  4. zarządzanie infrastrukturą sieciową, w tym telekomunikacyjną, informatyczną,  i bezpieczeństwa,
  5. administrowanie sprzętem informatycznym i wszystkimi serwerami,
  6. zapewnienie optymalnej konfiguracji sieci połączeń pomiędzy siedzibą Krajowej Szkoły w Krakowie i jej jednostkami organizacyjnymi położonymi poza tą siedzibą oraz zapewnienie niezbędnej przepustowości koniecznej do efektywnej pracy użytkowników,
  7. zestawienie łącz do połączeń pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Krajowej Szkoły,
  8. współpraca z dostawcami zewnętrznymi w obszarze sprzętowym i w obszarze systemów teleinformatycznych,
  9. nadzorowanie systemów elektronicznych w budynku Krajowej Szkoły w Krakowie, w tym voip, klimatyzacji, dostępu do kluczy, systemu przeciwpożarowego, monitoringu, systemów alarmowych  oraz współpraca z administratorem obiektu w celu zgłaszania awarii i ich niezwłocznego usuwania,
  10. administrowanie funkcjonującymi w Krajowej Szkole systemami informatycznymi i aplikacjami, w tym: Enova, Rechot, Lex, Legalis,
  11. bieżąca obsługa sprzętowa i informatyczna oraz prowadzenie wewnętrznego helpdesku dla użytkowników z zakresu obsługi sprzętu i systemów informatycznych,
  12. planowanie i prowadzenie prac konserwacyjnych oraz niezbędnych remontów sprzętu teleinformatycznego,
  13. przygotowywanie planów zakupów nowego sprzętu i oprogramowania w celu zapewniania odtworzenia środków technicznych i wykorzystania nowoczesnych rozwiązań,
  14. opiniowanie zapotrzebowań wpływających do komórki zamówień publicznych dotyczących sprzętu i systemów teleinformatycznych.

Sekcja Zamówień Publicznych wykonuje zadania z zakresu udzielania w Krajowej Szkole zamówień publicznych, w tym w szczególności:

  1. opracowuje plany zamówień publicznych,
  2. prowadzi centralny rejestr zamówień publicznych,
  3. rozlicza realizację planu zamówień publicznych,
  4. przygotowuje i przeprowadza postępowania z zakresu zamówień publicznych, do których stosuje się ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz.759 z późn. zm.),
  5. w przypadku wskazanym w ust. 2 pkt 1 koordynuje wykonywane czynności i weryfikuje ich zgodność z obowiązującymi przepisami,
  6. koordynuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. o zamówieniach publicznych, w tym w szczególności o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro, i weryfikuje zgodność tych postępowań z obowiązującymi przepisami,
  7. prowadzi rejestr umów dotyczących udzielonych zamówień publicznych.

W uzasadnionych wypadkach:

  • czynności, o jakich mowa w ust. 1 pkt 4, mogą zostać powierzone innej niż Sekcja Zamówień Publicznych komórce organizacyjnej,
  • Sekcji Zamówień Publicznych może zostać powierzone prowadzenie postępowania, o którym mowa w ust. 1 pkt 6.

Do zadań Sekcji ds. Kontrolingu i Marketingu należy:

  1. koordynacja procesów budżetowych i zapewnienie efektywnego przepływu informacji w obszarze wyodrębnionej działalności gospodarczej w Krajowej Szkole,
  2. uczestnictwo w przygotowywaniu planów strategicznych, programów krótkoterminowych oraz projektów związanych z rozwojem Krajowej Szkoły,
  3. kontrolowanie i monitorowanie realizacji budżetu, analizowanie odchyleń, badanie zagrożeń za dany okres obrachunkowy oraz podsumowanie na potrzeby raportowania wewnętrznego,
  4. sporządzanie raportów wybranych pozycji kosztowych i wskaźników efektywności dla poszczególnych OS oraz wybranych obszarów działalności gospodarczej,
  5. potwierdzanie zgodności zawieranych umów z budżetami dla poszczególnych OS,
  6. weryfikacja prognoz przepływów finansowych w OS, analizowanie bieżącej płynności i realizowanych wydatków,
  7. opracowywanie planów i modeli finansowych na potrzeby planów inwestycyjnych Krajowej Szkoły,
  8. monitoring finansowy projektów inwestycyjnych, nadzór nad zasadnością i efektywnością ekonomiczną inwestycji oraz weryfikacja powykonawcza projektów pod względem finansowym,
  9. przygotowywanie analiz ekonomicznych dotyczących działalności Krajowej Szkoły na cele planowania długookresowego,
  10. prowadzenie analiz rentowności wyodrębnionej działalności gospodarczej Krajowej Szkoły wg usług, klientów, a także wdrażanie i utrzymanie modeli kosztowych na cele zarządcze,
  11. rekomendowanie działań mających na celu zwiększenie efektywności kosztowej,
  12. koordynacja działań w celu rozwoju informatycznych narzędzi wspomagających działalność Biura Ekonomiczno-Finansowego i realizację zadań kontrolingowych,
  13. koordynacja czynności z zakresu kontroli zarządczej w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz przygotowywanie planów kontroli zarządczej dla potrzeb Krajowej Szkoły oraz monitorowanie ich wykonania, a także przygotowywanie wymaganych przepisami prawa sprawozdań z tych czynności,
  14. nadzór nad prawidłowością działań podejmowanych w OS w związku z organizacją szkoleń i konferencji, w szczególności w zakresie przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego i przepisów wewnętrznych,
  15. opracowywanie i wdrażanie koncepcji rozliczeń szkoleń organizowanych przez Krajową Szkołę,
  16. współtworzenie i wdrażanie strategii marketingowej,
  17. tworzenie i realizacja polityki cenowej oraz strategii sprzedażowej dla działalności gospodarczej Krajowej Szkoły,
  18. opracowywanie szczegółowych działań marketingowych, prowadzenie aktywnych działań sprzedażowo-marketingowych,
  19. aktywne pozyskiwanie klientów indywidualnych, grupowych i konferencyjnych,
  20. monitorowanie rynku i analiza konkurencji,
  21. sporządzanie planów oraz raportów ze sprzedaży.

Do Sekcji Rachunkowości Finansowej należą następujące zadania:

  1. bieżące analizowanie przebiegu wykonania planu finansowego i sporządzanie okresowych informacji o stanie jego realizacji,
  2. przygotowywanie materiałów kalkulacyjnych i analiz ekonomicznych,
  3. ewidencjonowanie i kontrolowanie realizacji wydatków ponoszonych w ramach planu finansowego pod kątem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych,
  4. okresowe ustalanie lub sprawdzanie na podstawie otrzymanej do rozliczenia inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  5. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów finansowo-księgowych i ich dekretacja,
  6. prowadzenie ksiąg rachunkowych,
  7. uzgadnianie i potwierdzanie sald należności i zobowiązań z kontrahentami,
  8. uzgadnianie i księgowanie naliczanych rezerw,
  9. uzgadnianie z osobami odpowiedzialnymi merytorycznie wysokości należności oraz odpisów aktualizujących należności,
  10. naliczanie odsetek i kar od nieterminowo wykonanych zobowiązań,
  11. prowadzenie rozliczeń podróży służbowych,
  12. sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych, do sporządzania których zobowiązana jest Krajowa Szkoła,
  13. prowadzenie rejestru wszystkich faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych związanych z zakupami dostaw, usług i robót,
  14. przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, niestandardowych raportów,
  15. akceptowanie i zatwierdzanie pod względem finansowym faktur, rachunków, umów, dyspozycji bankowych i innych dokumentów angażujących środki finansowe i fundusze Krajowej Szkoły w zastępstwie Głównego Księgowego,
  16. weryfikacja budżetowa wniosków zakupowych,
  17. przygotowywanie statystyki finansowej,
  18. dokonywanie płatności za faktury, rozliczenia gotówkowe i inne rozliczenia publiczno-prawne,
  19. weryfikacja i akceptacja przelewów bankowych,
  20. obsługa elektronicznych systemów bankowych,
  21. współpraca z bankami w zakresie obsługi finansowej,
  22. wprowadzanie wyciągów bankowych do systemu finansowo-księgowego,
  23. sporządzanie not odsetkowych i wezwań do zapłaty oraz przesyłanie ich do kontrahentów,
  24. przygotowywanie zapotrzebowani na środki oraz raportów z ich wykorzystania,
  25. rozliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
  26. prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  27. sporządzanie sprawozdań z zakresu należności i zobowiązań,
  28. obliczanie comiesięcznych zaliczek z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych,
  29. sporządzanie sprawozdań o wydatkach strukturalnych,
  30. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych, związanych z bieżącą działalnością,
  31. uzgadnianie sald na kontach bilansowych, pozabilansowych i wynikowych,
  32. sporządzanie innych sprawozdań okresowych.

Do zadań Sekcji Płac należy:

  1. sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym dokumentów płacowych i ich dekretacja,
  2. naliczanie wynagrodzeń i stypendiów oraz pochodnych od nich, a także innych należności przysługujących pracownikom i aplikantom,
  3. prowadzenie dokumentacji płacowej i stypendialnej,
  4. prowadzenie rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, wpłat na Fundusz Pracy,
  5. sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS,
  6. sporządzanie deklaracji podatkowych i innych dokumentów podatkowych związanych z płacami, do sporządzania których zobowiązana jest Krajowa Szkoła,
  7. wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu,
  8. dokonywanie archiwowania dokumentacji płacowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  9. sporządzanie raportów, zestawień księgowych z wypłaconych wynagrodzeń,
  10. przygotowywanie dokumentów do kontroli i audytów, niestandardowych raportów i analiz kadrowo-płacowych,
  11. ewidencjonowanie i kontrolowanie realizacji wydatków płacowych ponoszonych w ramach planu finansowego pod kątem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych,
  12. akceptowanie i zatwierdzanie pod względem finansowym list płac, rachunków, umów, dyspozycji bankowych i innych dokumentów angażujących środki finansowe i fundusze Krajowej Szkoły w zastępstwie Głównego Księgowego,
  13. weryfikacja budżetowa wniosków,
  14. dokonywanie przelewów płacowych, realizacja zobowiązań względem ZUS i urzędu skarbowego oraz innych zobowiązań publicznoprawnych,
  15. weryfikacja i akceptacja przelewów bankowych,
  16. obsługa elektronicznych systemów bankowych,
  17. współpraca z Sekcją Rachunkowości Finansowej oraz Działem Administracyjno – Gospodarczym w rozliczaniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
  18. sporządzanie zestawień o poniesionych wydatkach strukturalnych w ramach kompetencji,
  19. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów płacowych,
  20. uzgadnianie sald na kontach bilansowych, pozabilansowych i wynikowych, służących do ewidencji wypłat realizowanych w Sekcji,
  21. sporządzanie sprawozdań okresowych w ramach kompetencji.

Do Działu Zarządzania Domem Aplikanta należą sprawy związane z funkcjonowaniem Domu Aplikanta, w tym:

  1. zakwaterowanie i wykwaterowanie mieszkańców oraz prowadzenie ich ewidencji,
  2. dbałość o zapewnienie prawidłowych warunków zakwaterowania,
  3. czuwanie nad przestrzeganiem Regulaminu Domu Aplikanta,
  4. zapewnianie właściwego stanu technicznego i sanitarnego,
  5. przygotowywanie wniosków w zakresie remontów, konserwacji oraz zakupów niezbędnego sprzętu i wyposażenia,
  6. windykacja należności wynikających z zakwaterowania.

 

Data publikacji: 
2013-08-05 13:27
Data wytworzenia: 
2013-08-05 13:27
Ostatnia zmiana: 
2017-06-01 15:50
Autor zmiany: 
Andrzej
Muszyński